Fitness studio: booking to visit settlementФитнес-студия: от записи до учёта визита
A class place and a membership visit are different records. A member may book a class, freeze a pass or attend a replacement session. This operating map shows who checks entitlement and what evidence permits the remaining visit balance to change.Место в группе и посещение по абонементу нельзя считать одной записью. Клиент может забронировать занятие, заморозить абонемент или прийти на заменённый класс. Операционная карта показывает, кто проверяет право на визит и на каком основании меняется остаток.
Separate the place from the deductionСначала место, затем основание списания
Each class needs its date, room, instructor and usable capacity. A membership needs validity dates, eligible class types, balance and freeze history. A booking links a member to one class; it does not prove attendance or by itself explain a reduced balance.Для каждого занятия храните дату, зал, тренера и рабочую вместимость. Для абонемента нужны срок действия, разрешённые типы занятий, остаток и история заморозок. Бронь связывает человека с конкретным занятием; она не доказывает присутствие и сама по себе не объясняет, почему уменьшился остаток.
Define cancellation and no-show terms that members can understand before booking. Keep the version applying to that reservation. An administrator's exception needs a reason and author. Otherwise staff will settle similar cases differently and the report will stop explaining the charges.Зафиксируйте собственные правила отмены и пропуска, понятные клиенту до записи. Сохраняйте версию условий, действовавшую для брони. Если администратор разрешает исключение, оно получает причину и автора. Иначе сотрудники будут по-разному решать одинаковые случаи, а отчёт перестанет объяснять начисления.
Class and membership transitionsПереходы занятия и абонемента
This map covers studio administration, without exercise or health recommendations. Its rules are configuration requirements: before launch, verify capacity limits, freeze handling and restoration of an incorrectly deducted visit in the chosen setup.Карта описывает административную работу студии, без рекомендаций по тренировкам и здоровью. Её правила служат заданием на настройку: до запуска проверьте ограничения вместимости, действия при заморозке и восстановление ошибочно списанного визита в выбранной конфигурации.
A class booking request arrivesПоступила запись на занятие
- Responsible roleОтветственный
- Schedule administratorАдминистратор расписания
- Record / dataЗапись / данные
- Booking, class and applicable membership versionБронь, занятие и применимая версия абонемента
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Check the available place and participation entitlementПроверить свободное место и право участия
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Frozen membership: offer an eligible alternative dateАбонемент заморожен: предложить допустимый перенос
A place is confirmed for the memberМесто подтверждено участнику
- Responsible roleОтветственный
- Studio administratorАдминистратор студии
- Record / dataЗапись / данные
- Confirmed reservation and cancellation termsПодтверждённая бронь и условия отмены
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Add the member to that class rosterДобавить участника в список конкретного занятия
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Class type changes: recheck entitlement before confirming the replacementИзменился тип класса: проверить право заново до подтверждения замены
The class has taken placeЗанятие прошло
- Responsible roleОтветственный
- Instructor or designated front-desk employeeТренер или назначенный сотрудник стойки
- Record / dataЗапись / данные
- Actual attendance entry linked to the bookingОтметка фактического присутствия по брони
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Submit the entry for settlement under the agreed termsПередать отметку для расчёта визита по согласованным условиям
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Incorrect attendance entry: create a linked correction with a reasonОшибочная отметка: оформить связанное исправление с причиной
The visit is settledРасчёт визита завершён
- Responsible roleОтветственный
- Membership administratorАдминистратор абонементов
- Record / dataЗапись / данные
- Balance entry linked to the class and its settlement basisОперация по остатку со ссылкой на занятие и основание
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Show the current balance and retain its historyПоказать клиенту актуальный остаток и сохранить историю
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Repeated processing: check the original entry before another deductionПовторная обработка: проверить исходную операцию до нового списания
Carry freezes into the booked scheduleЗаморозка не должна теряться в расписании
When a freeze begins after booking, an administrator reviews the affected classes. They arrange a move or cancellation under the membership terms and release the place. Changing membership dates without reviewing existing bookings leaves someone on the roster who cannot attend under that entitlement.Если заморозка начинается после создания брони, администратор проверяет затронутые занятия. Он согласует перенос или отмену по условиям абонемента и освобождает место. Изменение даты абонемента без разбора уже созданных броней оставляет в списке участника, который фактически не может прийти по этому праву.
Link an attendance correction to the original entry. Reversing an incorrect deduction must not look like a new package purchase. If a class changes type, check eligibility and tell the member first; an available place does not mean that the replacement format is included in their membership.Исправление посещения связывайте с исходной отметкой. Отмена ошибочного списания не должна выглядеть как покупка нового пакета. Если занятие заменено другим типом, сначала проверьте право участия и сообщите клиенту изменение; наличие свободного места не означает, что новый формат входит в абонемент.
Test the final available placeПроверка последнего места
In a rehearsal, there is one place left and one visit remaining on a membership. Submit two competing requests for the place, then record the accepted member's arrival twice. Acceptance requires one confirmed reservation for the place and one deduction for the actual class. The rejected request needs a clear response.В учебном примере осталось одно место и один визит по абонементу. Создайте две конкурирующие заявки на это место, затем отметьте приход принятого участника дважды. Приёмка требует одну подтверждённую бронь на место и одно списание за фактическое занятие. Отклонённой заявке нужен ясный ответ.
Then correct the entry: the member did not attend and the administrator made a mistake. Check that history retains the correction and applies the agreed no-show rule. Separately cancel the class as the studio: restoring entitlement should reference that cancellation rather than a fictional visit.Затем исправьте отметку: клиент не пришёл, а администратор ошибся. Проверьте, что журнал сохраняет исправление и применяет именно согласованное правило пропуска. Отдельно отмените занятие самой студией: восстановление права должно ссылаться на отмену класса, а не на выдуманное посещение.
Utilization without double countingЗагрузка без двойного счёта
Calculate utilization as actual attendance divided by available places in classes held during the period. Show bookings and no-shows alongside it. If room capacity changed or a class was canceled, preserve the reason for the denominator change; otherwise comparing weeks may create artificial improvement.Заполняемость считайте как фактические посещения, делённые на доступные места в проведённых занятиях за период. Показывайте рядом брони и пропуски. Если зал уменьшили или занятие отменили, сохраните причину изменения знаменателя; сравнение недель без этого может создать ложный рост.
Membership renewal belongs to the next customer cycle and does not replace accurate current records. Here, a useful measure is corrected attendance entries after class closure divided by all attendance entries. Investigate the causes before expanding the configured process across the full SABSUS schedule.Продление абонемента относится к следующему клиентскому циклу и не заменяет качество текущего учёта. Здесь полезнее доля отметок, исправленных после закрытия занятия: число исправленных отметок к числу всех отметок. Разберите причины ошибок до расширения процесса на всё расписание SABSUS.
Quick answersКороткие ответы
Does a booking immediately consume a visit?Бронь сразу расходует посещение?
That depends on the studio's terms. In all cases keep booking, attendance and balance entries separate so a cancellation or correction remains explainable.Это зависит от условий студии. В любом случае храните отдельно бронь, присутствие и операцию по остатку, чтобы объяснить отмену или исправление.
What happens when the studio cancels a class?Что делать при отмене класса студией?
Record the reason, notify booked members and settle their entitlements under the membership terms. Do not invent attendance merely to close the schedule.Сохранить причину отмены, уведомить записанных и обработать их права по условиям абонемента. Не отмечать посещение ради закрытия расписания.
How is this different from retention?Как отличить этот процесс от удержания?
This process checks one place, visit and balance. Renewal reasons, returning members and future offers need a separate customer relationship workflow.Здесь проверяют конкретное место, визит и остаток. Причины продления, возвращение клиентов и дальнейшие предложения требуют отдельного клиентского сценария.