SPA package and room workflow mapКарта пакета услуг SPA и занятости кабинетов
A package containing several services cannot be marked complete merely because the guest arrived. Reception needs to coordinate rooms, staff and preparation time, then separately confirm each redeemed component. This map preserves those relationships when the schedule changes during the visit.Пакет из нескольких услуг нельзя считать завершённым по одному факту прихода гостя. Администратору нужно согласовать последовательность кабинетов, сотрудников и времени подготовки, а затем отдельно подтвердить использованные части пакета. Карта помогает сохранять эту связь, когда расписание меняется уже во время визита.
Break the package into linked intervalsРазложите пакет на связанные интервалы
A package needs an overall identifier and separate service rows with duration, assigned employee, room and preparation interval. Identify which stages must follow one another and which may change order within an agreed schedule. Prepayment belongs to the financial record, reserved time to the schedule and package redemption to the confirmed outcome of a particular service.У пакета должны быть общий идентификатор и отдельные строки услуг с длительностью, назначенным сотрудником, кабинетом и необходимым промежутком подготовки. Отмечайте, какие этапы следуют друг за другом, а какие допускают иной порядок по согласованному расписанию. Предоплата относится к финансовой записи, резерв времени к расписанию, использование части пакета к подтверждённому результату конкретной услуги.
This map covers administrative scheduling and settlement, not clinical decisions or assessment of treatment suitability. Give staff the facts required for their organizational task: time, location, agreed service and readiness state. Before configuration, identify who confirms each resource’s availability and who may change the package when its original sequence no longer fits the working day.Эта карта описывает административное расписание и расчёты, не клинические решения и не оценку пригодности процедур. Сотрудникам передавайте сведения, нужные для их организационной задачи: время, место, согласованную услугу и состояние готовности. До настройки определите, кто подтверждает доступность каждого ресурса и кто вправе изменить пакет, если исходная последовательность больше не помещается в рабочий день.
Confirm each component separatelyПодтверждайте каждый этап отдельно
The proposed sequence links the visit to individual intervals and preserves ownership of the next transition. “Room available” means confirmed readiness including preparation, rather than simply no guest being present. Applying it in SABSUS requires checking how these states and staff permissions are represented; the map is a set of rules to agree, not a promise of automatic resource allocation.Предложенная схема связывает весь визит с отдельными интервалами и сохраняет владельца следующего перехода. Фраза «кабинет свободен» здесь означает подтверждённую готовность с учётом подготовки, а не только отсутствие гостя. Для применения в SABSUS нужно проверить представление этих состояний и прав сотрудников; карта является перечнем правил для согласования, а не обещанием автоматического распределения ресурсов.
Package selected for a visitПакет выбран для конкретного визита
- Responsible roleОтветственный
- ReceptionistАдминистратор
- Record / dataЗапись / данные
- Components, durations, resources and prepayment termsСостав, длительности, ресурсы и условия предоплаты
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Propose a linked sequence of intervalsПредложить связанную последовательность интервалов
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Incomplete chain: agree an alternative planНет полной цепочки: согласовать другой план
Resources confirmed readyРесурсы подтвердили готовность
- Responsible roleОтветственный
- Scheduling coordinatorКоординатор расписания
- Record / dataЗапись / данные
- Rooms, staff and preparation timeКабинеты, сотрудники и время подготовки
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Confirm the visit and component ownersПодтвердить визит с владельцами этапов
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Overlap: withhold confirmation until resolvedПересечение: удержать подтверждение до решения
First component completed or delayedПервый этап завершён или задержан
- Responsible roleОтветственный
- Service employee → receptionistИсполнитель → администратор
- Record / dataЗапись / данные
- Actual completion and next-component availabilityФактическое завершение и доступность следующего этапа
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Move the guest along the confirmed scheduleПередать гостя по подтверждённому расписанию
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Resource unavailable: agree rescheduling or replacementРесурс недоступен: согласовать перенос или замену
Visit ended fully or partiallyВизит окончен полностью или частично
- Responsible roleОтветственный
- Receptionist and cashierАдминистратор и кассир
- Record / dataЗапись / данные
- Redeemed components, package balance and settlementИспользованные части, остаток пакета и расчёт
- Permitted next stepРазрешённый следующий шаг
- Confirm the remaining services and financial outcomeПодтвердить остаток и финансовый исход
- Exception / recoveryИсключение / восстановление
- Redemption error: restore against the original transactionОшибка списания: восстановить по исходной операции
A delayed first service changes the whole routeЗадержка первой услуги меняет весь маршрут
If the first component finishes late, reception checks subsequent intervals together with room preparation and staff availability. Changing one row’s time is insufficient: it may overlap another guest’s booking. Record available options and the agreed choice, then adjust linked intervals. Until the revised plan is confirmed, the original assignments should remain identifiable in the visit history.Если первый этап закончился позже, администратор проверяет следующие интервалы вместе с подготовкой кабинета и доступностью сотрудника. Простого сдвига времени в одной строке недостаточно: он может пересечь запись другого гостя. Зафиксируйте доступные варианты и согласованный выбор, затем измените связанные интервалы. До подтверждения нового плана исходные назначения должны оставаться различимыми в истории визита.
When a suitable room or employee is unavailable, the manager chooses an administrative resolution: an acceptable resource replacement, rescheduling a component or ending the visit with services remaining. Do not mark an undelivered service redeemed merely to close the booking. The guest receives a clear confirmation of completed components, remaining services and the contact responsible for schedule or payment questions.Когда подходящий кабинет или сотрудник недоступен, руководитель определяет организационное решение: допустимая замена ресурса, перенос части пакета или завершение визита с остатком. Не отмечайте неоказанную услугу использованной ради закрытия записи. Гость получает понятное подтверждение того, какие части завершены, какие остаются и к кому обратиться по изменённому расписанию или расчёту.
Resolve package balance and money separatelyОстаток пакета и деньги закрываются отдельно
For each package component, retain delivery confirmation or the reason for rescheduling. Restoring an incorrectly redeemed component references the original transaction and approving employee. Do not simply increase the remaining balance without an explanation: the next booking must distinguish an authorized restoration, an additional purchase and a manual error. Processing the same request again must not add another unused service.По каждой части пакета сохраняйте подтверждение исполнения либо основание переноса. Если часть была ошибочно списана, восстановление ссылается на исходную операцию и содержит разрешившего сотрудника. Нельзя просто увеличить остаток без объяснения: следующая запись должна различать законное восстановление, дополнительную покупку и ручную ошибку. Повторная обработка того же обращения не должна добавлять ещё одну неиспользованную услугу.
Prepayment, charges for completed services and any refund have their own evidence. For an incomplete visit, the cashier applies the package’s agreed terms and records the calculation; the manager authorizes exceptions within their remit. When the amount or transaction result is unclear, the financial issue remains open even if the guest already has another date for the remaining component.Предоплата, начисление за завершённые услуги и возможный возврат имеют собственные подтверждения. При неполном визите кассир применяет заранее согласованные условия пакета и фиксирует расчёт, а руководитель разрешает исключения в пределах полномочий. Пока сумма или подтверждение операции неясны, финансовый вопрос остаётся открытым, даже если гостю уже назначили новую дату для оставшейся части.
Test a chain with an unavailable roomПроверьте цепочку с недоступным кабинетом
A hypothetical test contains a two-service package, two rooms, one required preparation interval and a prepayment. After the first service, the second room becomes unavailable. Acceptance requires a visible rescheduling decision, preserved package balance, no duplicate redemption and a financial record explaining the prepayment. Confirming the first service again must not change the second component’s balance or take another amount.Условный тест включает пакет из двух услуг, два кабинета, один обязательный промежуток подготовки и внесённую предоплату. После первой услуги второй кабинет становится недоступен. Приёмка требует видимого решения по переносу, сохранённого остатка пакета, отсутствия двойного списания и финансовой записи, объясняющей предоплату. Повторное подтверждение первой услуги не меняет остаток второй и не снимает повторную сумму.
Measure resource-conflict visits as package visits where at least one confirmed interval overlapped another or required replacement because of unavailability, divided by all package visits in the period. Separately compare components restored after an erroneous redemption with all redeemed package components. Record repeated conflicts as causes while keeping each visit a single unit in the visit denominator.Считайте долю визитов с конфликтом ресурсов: количество визитов, где хотя бы один подтверждённый интервал пересёк другой или потребовал замены из-за недоступности, делите на все пакетные визиты за период. Отдельно сравнивайте число частей, восстановленных после ошибочного списания, со всеми списанными частями пакетов. Повторный конфликт в том же визите учитывайте в причинах, сохраняя визит одной единицей знаменателя.
Preparing the workflow for implementationПодготовка процесса к внедрению
Quick answersКороткие ответы
Can arrival close the whole package?Можно ли закрыть пакет по факту прихода?
No. Arrival confirms the visit began; each component is redeemed against agreed evidence of delivery. If the visit stops early, remaining services must be visible separately from completed ones.Нет. Приход подтверждает начало визита, а каждую часть списывают по согласованному свидетельству исполнения. Если визит прервался, оставшиеся услуги должны быть видны отдельно от завершённых.
What belongs in room occupancy?Что входит в занятость кабинета?
The agreed service interval and required preparation time before the next guest. A physically empty room is not available for another booking until the responsible employee confirms readiness.Согласованный интервал услуги и необходимое время подготовки до следующего гостя. Освободившийся физически кабинет не становится доступным для новой записи, пока ответственный не подтвердил готовность.
Does rescheduling automatically mean a refund?Перенос автоматически означает возврат предоплаты?
No. The new interval and payment decision are recorded separately under the package terms. The record must explain retained prepayment, an authorized refund or an issue still being checked by the cashier.Нет. Новый интервал и денежное решение оформляют отдельно по условиям пакета. Запись должна объяснять сохранённую предоплату, разрешённый возврат либо вопрос, который ещё проверяет кассир.