B2B allocation and backorder workflow mapКарта распределения и отгрузки B2B-заказа

Keep several quantities on the same lineХраните несколько количеств одной строки

Each B2B order line should retain the product, unit of measure, pack conversion, agreed price-list version, ordered quantity and delivery date. Keep allocated, picked, shipped, cancelled and outstanding quantities alongside it. If a customer requests ten cases containing six units each, documents and stock records need an agreed conversion; “ten” without its unit cannot explain what must be picked and handed over.В строке B2B-заказа закрепите товар, единицу измерения, коэффициент упаковки, версию согласованного прайс-листа, заказанное количество и дату поставки. Рядом нужны выделенное, собранное, отгруженное, отменённое и оставшееся количества. Если клиент просит десять коробок по шесть единиц, документы и склад должны пользоваться согласованным преобразованием; число «десять» без единицы не объясняет, что именно требуется собрать и передать.

The account manager confirms commercial terms and whether partial delivery is acceptable, while the allocation owner assigns physically available stock. For competing orders, use an agreed priority with a recorded basis. Changing priority must not silently remove quantities already promised to another customer: the decision owner first identifies affected lines and arranges agreement on revised delivery dates.Менеджер подтверждает коммерческие условия и допустимость частичной поставки, а ответственный за распределение назначает физически доступный остаток. При конкурирующих заказах используйте согласованный приоритет с записанным основанием. Изменение приоритета не должно молча забирать уже обещанное количество у другого клиента: новый владелец решения сначала оценивает затронутые строки и организует согласование изменённых сроков поставки.

Software selection criteriaКритерии выбора системы

From allocated stock to accepted dispatchОт выделенного остатка к принятой отгрузке

This map proposes controlled transitions between sales, warehouse, dispatch and documentation. Every quantity has a source and owner; the next role acknowledges the amount actually accepted rather than copying the entire order line. When configuring SABSUS, verify units and partial transactions in the specific configuration: this map does not claim allocation or document generation happens automatically.Схема задаёт предлагаемые контрольные переходы между продажами, складом, экспедицией и документами. Каждое количество получает источник и ответственного; следующая роль подтверждает принятую величину вместо копирования всей строки заказа. При настройке SABSUS проверьте представление единиц и частичных операций на конкретной конфигурации: карта не утверждает, что распределение или выпуск документов выполняются автоматически.

1. B2B order confirmed by lineB2B-заказ подтверждён по строкам

   Responsible roleОтветственный

   Account managerМенеджер клиента

   Record / dataЗапись / данные

   Units, quantities, date and partial-delivery agreementЕдиницы, количество, дата и согласие на частичную поставку

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Submit lines for available-stock allocationПередать строки на распределение доступного остатка

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Unclear pack size: agree units before reservationНеясная упаковка: согласовать единицы до резерва

2. Stock allocated to the orderОстаток выделен заказу

   Responsible roleОтветственный

   Allocation owner → pickerОтветственный за распределение → сборщик

   Record / dataЗапись / данные

   Allocated quantity and allocation priorityВыделенное количество и приоритет назначения

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Pick and confirm the actual quantityСобрать и подтвердить фактическое количество

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Shortage: record the result and assign investigationНедостача: зафиксировать результат и назначить разбор

3. Partial picking completedСборка завершена частично

   Responsible roleОтветственный

   Account manager and dispatchМенеджер и экспедиция

   Record / dataЗапись / данные

   Authorized shipment and backorder balanceРазрешённая отгрузка и остаток к поставке

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Hand over the agreed portion and document itПередать согласованную часть и оформить её документы

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   No customer agreement: hold the disputed dispatchНет согласия клиента: удержать спорную отгрузку

4. Carrier handover confirmedПередача перевозчику подтверждена

   Responsible roleОтветственный

   Dispatch and documentation ownerЭкспедиция и ответственный за документы

   Record / dataЗапись / данные

   Actual handover, documents and outstanding linesФактическая передача, документы и открытые строки

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Close the shipment while retaining a backorder ownerЗакрыть отгрузку, сохранив владельца остатка

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Receipt discrepancy: open a linked investigationРасхождение при приёмке: открыть связанный разбор

A short pick creates a decisionНедостача при сборке создаёт решение

If the picker finds less than the allocated quantity, they record the actual result and reason rather than increasing it to match the plan. The stock owner investigates the discrepancy, while the account manager agrees partial shipment, substitution or postponement with the customer. A substitute needs its own confirmed line, unit and price; a similar product name does not authorize replacing the original SKU in a picked order.Если сборщик нашёл меньше выделенного количества, он фиксирует фактический результат и причину, не увеличивая его до плана. Ответственный за остатки проверяет расхождение, а менеджер согласует с клиентом частичную отгрузку, замену или перенос. Замена получает отдельную подтверждённую строку с единицей и ценой; похожее название товара не разрешает подменить исходный артикул в уже собранном заказе.

A backorder needs an owner, expected replenishment source and next review date. A supplier’s expected arrival is not the same as a confirmed customer delivery date. If the balance is cancelled, retain the reason and change to the commitment. Closing the whole order after the first vehicle is appropriate only when the unshipped portion has been explicitly resolved rather than disappearing during document printing.Остаток к поставке должен иметь владельца, источник ожидаемого пополнения и следующую дату проверки. Ожидаемая поставка поставщика не равна подтверждённой дате клиента. Если остаток отменён, сохраните основание отмены и изменение обязательства. Закрывать весь заказ после первой машины допустимо только тогда, когда неотгруженная часть разрешена явно, а не исчезла из документа при печати.

Reconcile documents with the physical handoverСверяйте документы с фактической передачей

Before departure, dispatch confirms packages and item quantities, and the documentation owner compares them with the authorized shipment. A delivery note must not show the full order when only part was handed over. A payment document follows agreed terms and links to the receivable’s supporting transaction; its creation date alone does not prove carrier acceptance or customer receipt.Перед отправкой экспедиция подтверждает количество мест и товарных единиц, а ответственный за документы сопоставляет его с разрешённой отгрузкой. Накладная не должна показывать весь заказ, если передана только часть. Платёжный документ оформляют по согласованным условиям и связывают с основанием начисления в учёте задолженности; дата его создания сама по себе не подтверждает, что перевозчик принял товар или покупатель его получил.

When a shortage is reported, retain the specific shipment and line, claimed difference and available receipt evidence. The manager assigns investigation, the warehouse checks picking and an authorized employee approves document corrections. Do not create another shipment simply because another email arrives; first establish whether it refers to an existing discrepancy and what decision has already been made.При сообщении о недопоставке сохраните связь с конкретной отгрузкой и строкой, заявленное расхождение и доступное подтверждение приёмки. Менеджер назначает разбор, склад проверяет сборку, а исправление документов разрешает уполномоченный сотрудник. Не создавайте повторную поставку только по повторному письму: сначала установите, относится ли оно к уже открытому расхождению и какое решение по нему принято.

Test a partial shipment in casesПроверьте частичную отгрузку в коробках

A hypothetical order requests ten cases of six units. Eight cases are allocated, seven are picked and the customer agrees to receive seven with three remaining on backorder. Acceptance requires documents for forty-two units or seven explicitly labelled cases, an eighteen-unit balance and a separate investigation into the picking discrepancy. Recording the same handover again must not increase shipped quantity.Условный заказ содержит десять коробок по шесть единиц. Выделено восемь коробок, собрано семь, и клиент согласовал отправку семи с сохранением трёх в ожидании. Приёмочная проверка требует документов на сорок две единицы либо семь коробок с явной единицей, остатка на восемнадцать единиц и отдельного расследования расхождения сборки. Повторная регистрация передачи не увеличивает отгруженное количество.

Measure document accuracy as shipments needing no item-quantity correction after carrier handover divided by all shipments in the period. Include partial dispatches as separate events rather than complete orders. To manage backorders, count overdue balance lines among all open lines with an agreed date; show lines without a confirmed date separately so they do not disappear inside the denominator.Измеряйте точность документов как число отгрузок без исправления товарных количеств после передачи перевозчику, делённое на все отгрузки периода. Частичные отгрузки включайте как отдельные события, а не как полные заказы. Для управления ожиданием считайте просроченные строки остатка среди всех открытых строк с согласованной датой; строки без подтверждённой даты показывайте отдельно, чтобы они не терялись в знаменателе.

Preparing the workflow for implementationПодготовка процесса к внедрению

Quick answersКороткие ответы