Yoga waitlist and class-change mapКарта листа ожидания йога-студии

Distinguish waiting, an offer and a bookingОтличайте очередь, предложение и запись

For each class, retain the room, instructor, confirmed capacity and booking list. The waitlist records the agreed order and each offer’s state: awaiting response, accepted, declined or expired. Reception establishes queue priority and response windows beforehand. A sent message is not participant acceptance, and declining one offer does not necessarily remove someone from other waitlists.Для конкретного занятия храните зал, преподавателя, подтверждённую вместимость и список записей. Лист ожидания содержит порядок обращения и состояние каждого предложения: ожидает ответа, принято, отклонено или истекло. Администратор заранее определяет правило очереди и длительность ответа. Отправленное сообщение не равно согласию участника, а отказ от одного предложения не обязан удалять человека из других очередей.

Link an offer to a specific available place and schedule version. Under sequential offers, that place cannot be independently promised to several people while the response window remains open. If the studio chooses another allocation method, define it explicitly and test simultaneous replies. Accepting an old offer after a room change requires another availability check rather than unconditional admission to the group.Свяжите предложение с конкретным освободившимся местом и версией расписания. Пока срок ответа не истёк, это место нельзя независимо обещать нескольким людям по правилу последовательных предложений. Если студия выбирает другой способ распределения, сформулируйте его явно и проверьте одновременные ответы. Принятие старого предложения после смены зала требует повторной проверки доступности, а не безусловного добавления в группу.

Software selection criteriaКритерии выбора системы

Assign a place only after confirmationПередавайте место только после подтверждения

The proposed process separates place release, the offer, acceptance and final assignment. It concerns administrative class allocation, not practice or health advice. Before configuring SABSUS, check where the response deadline, changed resource and pass relationship are recorded. The rules below require validation in the chosen configuration and do not promise an automatic queue or reversal of deductions.Предлагаемый процесс разделяет освобождение места, предложение, согласие и окончательное назначение. Он касается административного распределения занятий, не рекомендаций по практике или здоровью. Перед настройкой SABSUS проверьте, где фиксируются срок ответа, изменённый ресурс и связь с абонементом. Правила ниже требуют проверки на выбранной конфигурации и не обещают автоматическую очередь или восстановление списаний.

1. A class place becomes availableВ занятии освободилось место

   Responsible roleОтветственный

   ReceptionistАдминистратор

   Record / dataЗапись / данные

   Current capacity, queue and schedule versionАктуальная вместимость, очередь и версия расписания

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Send an offer under the agreed allocation ruleОтправить предложение по согласованному правилу

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Resource changed: recheck availability firstРесурс изменён: сначала пересчитать доступность

2. Offer awaiting a responseПредложение ожидает ответа

   Responsible roleОтветственный

   Booking ownerОтветственный за запись

   Record / dataЗапись / данные

   Recipient, place, response deadline and offer stateПолучатель, место, срок ответа и состояние предложения

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Accept the reply or close an expired offerПринять ответ либо закрыть истёкшее предложение

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Late reply: check availability againПоздний ответ: проверить доступность повторно

3. Participant accepted the current conditionsУчастник принял актуальные условия

   Responsible roleОтветственный

   ReceptionistАдминистратор

   Record / dataЗапись / данные

   Confirmed booking and pass-reservation basisПодтверждённая запись и основание резерва абонемента

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Assign a place within confirmed capacityНазначить место в пределах подтверждённой вместимости

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Simultaneous replies: resolve the conflict before bookingОдновременные ответы: разрешить конфликт до записи

4. Studio changes or cancels the bookingСтудия изменила или отменила запись

   Responsible roleОтветственный

   Receptionist; manager for exceptionsАдминистратор; руководитель для исключений

   Record / dataЗапись / данные

   Reason, rescheduling agreement and original pass transactionПричина, согласие на перенос и исходная операция абонемента

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Confirm rescheduling, reservation release or restorationПодтвердить перенос, снятие резерва или восстановление

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Repeated cancellation: use the recorded resolutionПовтор отмены: использовать уже оформленный результат

A resource change can reduce the class sizeЗамена ресурса может уменьшить группу

When changing rooms, reception reconfirms capacity against accepted bookings and outstanding offers. An available instructor alone cannot resolve a shortage of places in a smaller room. The manager agrees an administrative solution: another time, a suitable room or cancellation of affected bookings under the published procedure. Each decision retains the affected participants’ history and the person responsible for contacting them.При замене зала администратор заново подтверждает вместимость и сопоставляет её с уже принятыми записями и открытыми предложениями. Свободный преподаватель сам по себе не решает нехватку мест в меньшем помещении. Руководитель согласует организационный выход: другой интервал, подходящий зал либо отмену части записей по объявленному порядку. Любое решение должно сохранять историю затронутых участников и ответственного за связь.

An instructor or time change may require renewed participant agreement under studio terms. Until a reply arrives, distinguish “change communicated” from “participant accepted.” After a decline, the place returns to allocation only once the original offer is resolved and current capacity is checked. Do not move someone to a different class merely because it has an empty mat space.Замена преподавателя или времени может требовать нового согласия участника в рамках условий студии. До ответа отличайте «сообщили об изменении» от «участник согласился». При отказе освободившееся место возвращается в распределение только после завершения исходного предложения и проверки актуальной вместимости. Не переносите человека на другое занятие просто потому, что в нём есть свободный коврик.

Restore a session against its original deductionВосстановление занятия ссылается на списание

Define when a booking reserves a pass session and when it counts as used. If the studio cancels the class, reception applies the agreed restoration terms and links the adjustment to the original booking. Removing a person from the schedule does not itself correct their balance. If no deduction occurred, release the reservation instead of adding a new unit to the existing balance.Определите, в какой момент запись резервирует занятие абонемента и когда оно считается использованным. Если студия отменяет занятие, администратор применяет согласованные условия восстановления и связывает операцию с исходной записью. Снятие человека с расписания само по себе не исправляет остаток. Если списания ещё не было, требуется снять резерв, а не добавить новую единицу поверх существующего баланса.

A repeated cancellation message should reopen the same case rather than create another restoration. When rescheduling, check whether the pass applies on the new date and separately authorize any exception needed because expiry prevents the promised resolution. The final record should show the participant and receptionist which booking was cancelled, what was restored or reserved again, and who authorized the change.Повторное сообщение об отмене должно открывать тот же разбор, а не создавать второе восстановление. При переносе проверьте применимость абонемента к новой дате и отдельно согласуйте исключение, если срок действия мешает выполнить обещанное решение. В итоговой записи участник и администратор должны видеть, какое занятие отменено, что восстановлено или зарезервировано заново и кто разрешил изменение.

Test a late reply to an outdated offerПроверьте поздний ответ на старое предложение

A hypothetical test starts with twelve class places and twelve confirmed bookings. After one cancellation, the first of two waitlisted people receives an offer, then the room changes to ten places. Check that eleven active bookings require a manager's resolution and the new offer cannot yet become a booking; a late reply must not bypass that restriction. Then the studio cancels an earlier confirmed booking whose pass session was already deducted: repeated processing must produce one restoration, a retained reason and a clear next decision for the participant.Условный тест начинается с занятия на двенадцать мест и двенадцати подтверждённых записей. После одной отмены первому из двух ожидающих отправляют предложение, затем меняют зал на десять мест. Проверьте, что одиннадцать действующих записей требуют решения руководителя, а новое предложение пока не может стать записью; поздний ответ не обходит это ограничение. Затем студия отменяет одну ранее подтверждённую запись, по которой занятие уже списано: повторная обработка должна дать одно восстановление, сохранённую причину и понятное следующее решение участнику.

Measure offer conversion as offers resulting in confirmed bookings divided by all sent offers whose response windows have closed during the period. Exclude still-open offers and show unanswered expiries separately. For pass corrections, divide erroneous or repeated restorations by all restoration transactions. These measures evaluate allocation and corrections rather than attendance or pass renewal.Считайте долю принятых предложений как предложения, завершившиеся подтверждённой записью, делённые на все отправленные предложения с завершённым сроком ответа за период. Исключайте ещё открытые предложения и отдельно показывайте истёкшие без ответа. Для исправлений абонементов делите ошибочные или повторные восстановления на все операции восстановления. Эти показатели оценивают распределение и корректировки, а не посещаемость или продление абонементов.

Preparing the workflow for implementationПодготовка процесса к внедрению

Quick answersКороткие ответы