Receiving: verify the item unitПриёмка: проверьте единицу товара
A receipt can match the number of cartons and still produce the wrong stock balance. The unit is often the cause: the supplier counts packs, the warehouse uses pieces and the price refers to another pack size. This guide checks one delivery line before an error reaches available stock and subsequent purchasing.Приёмка может сходиться по числу коробок и всё равно давать неверный остаток. Причина часто в единице: поставщик считает упаковки, склад хранит штуки, а цена относится к другой фасовке. Этот разбор помогает проверить одну строку поставки до того, как ошибка попадёт в доступный запас и последующие закупки.
Prepare the conversion ruleПодготовьте правило пересчёта
Purchasing gives the receiver the order, supplier item reference, expected pack size and pricing unit. The item-data owner maps them to the stock item. A similar name is insufficient: volume, variant and quantity inside each pack must match what the business ordered and intends to record.Закупщик передаёт приёмщику заказ, обозначение товара у поставщика, ожидаемую фасовку и единицу цены. Владелец товарных данных связывает их со складской позицией. Одного похожего названия недостаточно: объём, вариант и количество внутри упаковки должны соответствовать тому, что бизнес действительно заказал и собирается учитывать.
Before arrival, specify what the label establishes and what needs opening or documentation. A scan can identify an item without proving the contents of a closed carton. For a new supplier or changed pack size, name the person who confirms the conversion and authorizes its use in receiving.До приезда отметьте, какие сведения проверяют по маркировке, а какие требуют вскрытия или документа. Сканирование помогает найти позицию, но не устанавливает содержимое закрытой коробки. Для нового поставщика или изменённой фасовки заранее назначьте человека, который подтверждает правило пересчёта и разрешает использовать его при приёмке.
Compare documents with the packСопоставьте документ и упаковку
The receiver records the observed quantity and its unit separately. When a document lists pieces but cartons arrive, retain both quantities and the conversion basis. Count damaged or incomplete packs by their actual contents; do not automatically assign the standard full-carton quantity to every remaining pack.Приёмщик записывает наблюдаемое количество и единицу отдельно. Если документ содержит штуки, а доставлены коробки, сохраняют обе величины и основание пересчёта. Повреждённую или неполную упаковку считают по факту; полное число единиц из стандартной коробки нельзя автоматически приписывать каждой оставшейся упаковке.
If the label and order differ, pause confirmation of the disputed line while keeping other verified results. Purchasing determines whether this is new packaging, another item or a document error. Creating a new record just to finish the receipt can split its history; establish the item’s physical identity first.При несовпадении этикетки и заказа приостановите подтверждение спорной строки, сохранив остальные проверенные результаты. Закупщик выясняет, новая ли это фасовка, другой товар или ошибка документа. Создание новой карточки лишь ради завершения приёмки способно раздвоить историю; сначала установите физическую идентичность позиции.
Check the arithmetic in an exampleПроверьте расчёт на примере
In a hypothetical example, 8 sealed packs contain 12 units each, totaling 96 units. The order expects 100 units. Once pack size and contents are verified, the shortage is 4 units. Do not enter 8 as a stock quantity measured in pieces or accept the expected 100 instead of the observed quantity.Условный пример: приехали 8 закрытых упаковок по 12 единиц, всего 96 единиц. В заказе ожидается 100 единиц. Если фасовка и содержимое подтверждены, недопоставка составляет 4 единицы. Значение 8 нельзя записывать как складской остаток в штуках, а ожидаемые 100 нельзя принимать вместо наблюдаемого количества.
If some packs previously contained another quantity, convert the relevant groups separately instead of applying an average factor. Retain the label or document, observed quantity and approving employee. The example explains an arithmetic control; it does not establish automatic pack recognition in every SABSUS configuration.Если часть упаковок ранее содержала другое количество, пересчёт выполняют по соответствующим группам, а не по одному среднему коэффициенту. В записи сохраняют маркировку или документ, фактическое количество и согласовавшего сотрудника. Пример объясняет контроль арифметики; он не подтверждает автоматическое распознавание фасовки в любой конфигурации SABSUS.
Verify the purchasing price unitПроверьте единицу закупочной цены
After quantity checks, accounting or the cost owner verifies whether the price applies to a carton, piece, weight or another agreed unit. Compare the line amount against quantity in that same unit. Delivery, discounts and other cost components need their own allocation rule rather than a hidden change to received quantity.После количества бухгалтер или ответственный за стоимость сверяет, относится ли цена к коробке, штуке, весу либо другой согласованной единице. Сравните сумму строки с количеством в той же единице. Доставка, скидка и прочие составляющие стоимости требуют своего правила распределения, а не скрытого изменения количества принятого товара.
An unclear price remains a separate question with an owner and resolution date. It does not turn physically accepted goods into a shortage. Before approving a correction, compare balance, amount and the link to the original line; processing the corrected document again must not silently add another delivery.Неясная цена остаётся отдельным вопросом с ответственным и сроком уточнения. Она не превращает физически принятый товар в недопоставку. Перед подтверждением исправления сравните остаток, сумму и связь с исходной строкой; повторное проведение исправленного документа не должно незаметно добавить ещё одну поставку.
Preserve the rule for the next deliveryСохраните правило для следующей поставки
Purchasing closes the discrepancy only after a decision: a later shipment, agreed reduction or another confirmed arrangement. The reference-data owner checks whether the new pack size applies to future deliveries. Historical receipts retain their basis; changing today’s conversion should not force staff to reinterpret documents already accepted.Закупщик закрывает расхождение только после решения: допоставка, согласованное сокращение или другая подтверждённая договорённость. Владелец справочника проверяет, относится ли новая фасовка к будущим поставкам. Исторические приёмки сохраняют своё основание: изменение текущего коэффициента не должно заставить команду переосмысливать уже принятые документы.
For SABSUS, prepare a standard pack, mixed pack sizes and a repeated corrected document. Verify supported units, where the conversion basis is retained and the approving employee’s authority. The receipt is understood when another worker can reconstruct quantity and cost from the record without a verbal explanation.Для SABSUS подготовьте обычную упаковку, смешанную фасовку и повтор исправленного документа. Проверьте доступные единицы, место хранения основания и полномочия подтверждающего сотрудника. Приёмка считается разобранной, когда другой работник может восстановить количество и стоимость по записи без устного объяснения автора.
Quick answersКороткие ответы
Does a barcode confirm quantity?Штрихкод подтверждает количество?
It can help identify the item, but contents and units need checking under the agreed procedure, particularly after a pack-size change.Он может помочь определить позицию, но содержимое упаковки и единицу нужно проверить по согласованной процедуре. Особенно это важно при смене фасовки.
Who resolves a pack-size discrepancy?Кто решает спор о фасовке?
Purchasing clarifies the shipment and the item-data owner confirms identity and conversion. The receiver preserves observed facts rather than replacing them with expected quantities.Закупщик уточняет поставку, владелец товарных данных подтверждает соответствие и пересчёт. Приёмщик сохраняет факты и не подменяет их ожидаемым количеством.
Can a corrected receipt simply be repeated?Можно сразу повторить исправленную приёмку?
First establish which part already changed stock. Verify the correction method and prevention of duplicate movement using the actual document.Сначала установите, какая часть уже изменила остаток. Проверьте способ исправления и защиту от повторного движения на конкретном документе.