Orders across channels: IDs and duplicatesЗаказы из разных каналов: как найти дубли

Keep the identifier with its sourceСохраните номер вместе с источником

An external number has meaning within the system that issued it. Website order 125 and order 125 from another platform may be unrelated. Retain the channel, specific source location or account and external number in the working record. An internal number links subsequent fulfillment but does not replace those original references.Внешний номер имеет смысл внутри системы, которая его выдала. Заказ 125 на сайте и заказ 125 у другой площадки могут не иметь ничего общего. В рабочей записи сохраняйте канал, конкретную точку или аккаунт источника и внешний номер. Собственный внутренний номер связывает дальнейшее исполнение, но не заменяет исходные ссылки.

For a telephone order, first establish whether the customer already placed it elsewhere. If they are asking about a website purchase, find the existing record and add the inquiry. If it is a new purchase, create a separate order. Matching phone, amount and contents support review but do not justify merging records by themselves.Для заказа, принятого по телефону, сначала выясните, оформлял ли клиент его раньше. Если он уточняет покупку с сайта, найдите существующую запись и добавьте обращение. Если это новая покупка, создайте отдельный заказ. Совпавшие телефон, сумма и состав помогают проверке, но сами по себе не дают права объединить записи.

From an event to a single fulfillment pathОт события к единому исполнению

Distinguish an order from an event about it. A repeated notification about one purchase should not create another picking task. An address update belongs to the existing order, while a new purchase from the same customer needs separate fulfillment. Useful event details include its identifier, time, type and source order reference.Разделяйте заказ и событие о заказе. Повторное уведомление об одной покупке не должно создавать ещё одну задачу на сборку. Обновление адреса относится к существующему заказу, а новая покупка того же клиента требует отдельного исполнения. Для события полезны его номер, время, тип и ссылка на исходный заказ.

First check an exact match on source and external order number. Without one, collect evidence for human review while retaining both records. A suspected duplicate needs a clear state and owner until reviewed. Silently deleting a similar purchase hides the reason and makes recovery harder.Сначала проверяйте точное совпадение источника и внешнего номера. При его отсутствии собирайте признаки для ручной проверки, сохраняя обе записи. Пока сотрудник не разобрал подозрение на дубль, спорная запись должна иметь понятный статус и владельца. Молчаливое удаление похожей покупки скрывает причину и осложняет восстановление.

1. Event receivedСобытие получено

   Responsible roleОтветственный

   Channel ownerОтветственный за канал

   Record / dataЗапись / данные

   Source, external number and event typeИсточник, внешний номер и тип события

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Find the linked internal recordНайти связанную внутреннюю запись

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Use other evidence for review when the identifier is missingБез номера отправить на проверку по другим признакам

2. Match checkedСовпадение проверено

   Responsible roleОтветственный

   Order intake employeeСотрудник приёма заказов

   Record / dataЗапись / данные

   Exact match or reasons for uncertaintyТочное совпадение либо причины сомнения

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Link an update or confirm a new purchaseСвязать обновление или подтвердить новую покупку

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Do not merge similar orders automatically by phone numberПохожие заказы не объединять автоматически по телефону

3. Fulfillment assignedИсполнение назначено

   Responsible roleОтветственный

   Order ownerВладелец заказа

   Record / dataЗапись / данные

   One working task and current termsОдна рабочая задача и актуальная версия условий

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Give fulfillment the contents and deadlineПередать состав и срок исполнителю

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Check payment separately when its state is disputedПри споре об оплате проверить расчёт отдельно

4. Sources reconciledИсточники сверены

   Responsible roleОтветственный

   Reconciliation ownerОтветственный за сверку

   Record / dataЗапись / данные

   Linked identifiers, outcome and discrepanciesСвязанные номера, итог и расхождения

   Permitted next stepРазрешённый следующий шаг

   Close the discrepancy or assign a correctionЗакрыть расхождение или назначить исправление

   Exception / recoveryИсключение / восстановление

   Do not overwrite a newer state with a late eventНе затирать свежий статус запоздалым событием

Example: a website, a call and a repeat eventПример: сайт, звонок и повторное событие

Imagine a buyer places a website order and calls to check the time. The employee finds the external number and links the call to the existing order. The website notification then arrives again. Checking its source and number establishes a repeated transmission rather than a reason to begin a second picking task.Представим, что покупатель оформил заказ на сайте и позвонил уточнить время. Сотрудник находит внешний номер и связывает звонок с существующим заказом. Затем уведомление с сайта приходит ещё раз. Проверка источника и номера показывает, что это повтор передачи, а не причина начинать вторую сборку.

Now change the situation: the customer actually requests another identical set for a colleague. Contents and phone number match, but this is a new purchase with its own confirmation. Create a new order and retain a reference if useful. A rule treating identical items within a short period as duplicates would discard a genuine sale.Теперь изменим условие: клиент действительно просит ещё один такой же набор для коллеги. Состав и телефон совпадают, но это новая покупка с отдельным подтверждением. Создайте новый заказ и сохраните связь для справки. Правило «одинаковые позиции за короткое время означают дубль» здесь потеряло бы настоящую продажу.

Changes, payments and late status updatesИзменения, оплата и запоздалые статусы

Define the source of contents, payment and fulfillment state for each channel. A payment may have a separate transaction reference; do not substitute the order number for it. If a platform sends a cancellation after dispatch, check the actual state and decision owner rather than merely overwriting a field.Для каждого канала определите, откуда берутся состав, оплата и состояние исполнения. Статус оплаты может иметь отдельный номер операции; его нельзя подменять номером заказа. Если площадка прислала отмену после передачи в доставку, требуется проверка фактического состояния и ответственного за решение, а не простое переписывание поля.

During reconciliation, look beyond duplicates to missing orders, unmatched payments and changes that fulfillment never received. Retain both event time and receipt time to understand delays. Send uncertain update ordering for review: a message received later does not necessarily contain newer information.При сверке ищите не только дубли, но и отсутствующие заказы, несопоставленные оплаты и изменения, которые исполнитель не получил. Сохраняйте время события и время его получения, чтобы понимать задержку. Спорный порядок обновлений выносите на проверку: более позднее получение не всегда означает более свежие сведения.

Write the rules for each channelОпишите правила для каждого канала

For SABSUS, check the available exchange methods for the required website, POS and platforms, the identifiers passed and supported changes. A particular connection depends on the configuration and source terms. You can prepare field mapping and manual reconciliation yourself; assistance can be discussed for the selected channels.Для SABSUS проверьте доступные способы обмена с нужным сайтом, POS и площадками, передаваемые номера и поддерживаемые изменения. Возможность конкретного подключения зависит от конфигурации и условий источника. Карту полей и порядок ручной сверки можно подготовить самостоятельно; помощь обсуждается для выбранного состава каналов.

Check a repeated event, two genuine identical orders, a missing external identifier and a late cancellation. Each example needs an explainable outcome and a record of the decision. Before adding channels, ensure staff can find a purchase using the reference visible to the customer.Проверьте повтор одного события, два одинаковых настоящих заказа, отсутствующий внешний номер и отмену, пришедшую с задержкой. У каждого примера должны быть объяснимый результат и история принятого решения. Перед расширением числа каналов убедитесь, что сотрудник может найти любую покупку по номеру, который видит клиент.

Online orders and their recordsОнлайн-заказы и их учёт · Plans and connection termsПакеты и условия подключения

Quick answersКороткие ответы