Deposits and partial payment controlКонтроль авансов и частичных оплат
An advance creates a money record and an obligation to deliver or settle it under the agreed terms. The control task is to know which order owns the balance and what remains to be paid, delivered or refunded.Аванс создаёт денежную запись и обязательство исполнить заказ или урегулировать расчёты по согласованным условиям. Задача контроля — знать, к какому заказу относится остаток и что ещё нужно оплатить, выполнить или вернуть.
The business questionРабочий вопрос
Reconcile amounts at the end of each business day by currency and order ID. Keep payment authorization, captured funds, settlement and refund states distinct. Recognition of revenue follows the agreed accounting policy, not simply the date money arrived.Сверяйте суммы на конец каждого торгового дня по валюте и номеру заказа. Разделяйте авторизацию, списание, зачисление и возврат платежа. Выручка признаётся по согласованной учётной политике, а не только по дате поступления денег.
Metric definitions and scopeОпределения и состав показателей
Unapplied advance balanceНезачтённый остаток авансов
Opening advance balance + advances received − advances applied to earned sales − advances refunded, for the same scope and period. This is a balance, not a sales total.Начальный остаток + полученные авансы − зачтённые в заработанные продажи авансы − возвращённые авансы, в одном составе и периоде. Это остаток, а не итог продаж.
Unallocated receiptsНераспределённые поступления
Captured receipts with no valid order reference, counted and summed at the snapshot. Show age from receipt time. Do not attach them to a convenient order merely to clear the warning.Списанные платежи без корректной связи с заказом: количество и сумма на момент снимка. Показывайте возраст от получения. Не привязывайте их к случайному заказу ради снятия предупреждения.
Overdue remaining amountsПросроченные доплаты
Unpaid contracted balances whose payment due date has passed. For a due-period collection rate, divide collected due amounts by all amounts due in that period, using the same currency.Неоплаченные остатки по договорённости, срок оплаты которых прошёл. Для доли сборов за период делите полученные суммы со сроком в периоде на все суммы с этим сроком в той же валюте.
A worked exampleПример расчёта
Illustrative balance, in one currency: opening advances 2,000 + received 5,000 − applied 4,000 − refunded 500 = closing unapplied advances 2,500. Separately, an order priced at 1,000 with a valid 300 deposit has 700 remaining before other changes.Условная сверка в одной валюте: авансы на начало 2 000 + получено 5 000 − зачтено 4 000 − возвращено 500 = незачтённый остаток 2 500. Отдельно: по заказу стоимостью 1 000 с подтверждённым авансом 300 осталось 700 до других изменений.
Do not subtract the same 300 again from total daily sales if it has already been applied in the revenue calculation. The order ledger explains allocation; the payment ledger explains money movement. Reconcile their connection rather than adding both totals.Не вычитайте те же 300 повторно из дневных продаж, если аванс уже зачтён в расчёте выручки. Регистр заказа объясняет распределение, платёжный регистр — движение денег. Сверяйте их связь, а не складывайте оба итога.
Exceptions that change the readingИсключения, меняющие вывод
A cancellation with a disputed refund stays open with its terms and owner. Failed or pending refunds are not completed refunds. An overpayment needs a recorded decision; it is not automatically extra revenue or permission to keep the funds.Отмена со спорным возвратом остаётся открытой с условиями и владельцем. Неуспешный или ожидающий возврат не считается выполненным. Для переплаты нужно зафиксированное решение; она не становится автоматически выручкой или разрешением удержать деньги.
Owner and operational decisionОтветственный и решение
Finance owns daily reconciliation; the order manager confirms delivery and approved changes. Resolve unallocated receipts before chasing customers for money they may already have paid. Only an authorized role approves a refund or a changed payment obligation.Финансовый специалист отвечает за ежедневную сверку; менеджер заказа подтверждает исполнение и согласованные изменения. Разберите нераспределённые поступления до требования доплат у клиента, который уже мог заплатить. Возврат и изменение обязательства согласует уполномоченная роль.
Acceptance checksПроверки приёмки
- One deposit appears once in the order balance and once as its linked payment record.Один аванс отражается один раз в балансе заказа и как связанная платёжная запись.
- A failed refund leaves the obligation open.Неуспешный возврат оставляет обязательство открытым.
- Opening balance plus movements equals closing balance for each currency.Начальный остаток и движения дают конечный остаток по каждой валюте.
Map the workflow to SABSUSСопоставьте процесс с SABSUS
Verify SABSUS payment states, order references and any supported partial-payment workflow with the selected payment provider. This metric design does not guarantee escrow, automatic refunds or accounting recognition features.Проверьте статусы оплат SABSUS, связи с заказами и поддерживаемую частичную оплату у выбранного платёжного провайдера. Описание показателей не обещает эскроу, автоматические возвраты или функции бухгалтерского признания.
Quick answersКороткие ответы
Is an advance immediately revenue?Аванс сразу является выручкой?
Not automatically. Recognition depends on delivery and the agreed accounting policy.Не автоматически. Признание зависит от исполнения и согласованной учётной политики.
Does a pending refund reduce the open obligation?Ожидающий возврат уменьшает обязательство?
Do not mark it settled until the refund outcome is confirmed.Не отмечайте его исполненным, пока результат возврата не подтверждён.
Can currencies be added together?Можно складывать разные валюты?
Keep separate balances unless a clear conversion method and date are defined.Ведите отдельные остатки, пока не заданы способ и дата пересчёта.