Document workflow metricsПоказатели документооборота
A generated file is only one stage of a document workflow. The useful question is whether the right version was checked, delivered and accepted for the business event it supports.Созданный файл — лишь один этап работы с документом. Важно, проверена ли нужная версия, доставлена ли адресату и принята ли для операции, которую она подтверждает.
The business questionРабочий вопрос
Define required document types by event, recipient and completion deadline. Count the underlying obligation once, not every generated file. Track document ID, version and status separately from the related order status.Задайте обязательные типы документов по событию, получателю и сроку. Считайте само обязательство один раз, а не каждый созданный файл. Номер документа, версию и статус храните отдельно от статуса связанного заказа.
Metric definitions and scopeОпределения и состав показателей
Document readiness by deadlineГотовность документа к сроку
Obligations with the required checked document ready by the deadline ÷ all document obligations due in the period. A file with missing mandatory fields does not qualify as ready.Обязательства с проверенным документом, готовым к сроку ÷ все документальные обязательства со сроком в периоде. Файл с незаполненными обязательными полями не считается готовым.
First-pass acceptanceПриёмка с первого раза
Submitted documents accepted without correction ÷ submitted documents with a recorded accept-or-return outcome in the period. Show submissions still awaiting a decision separately.Переданные документы, принятые без исправлений ÷ переданные документы с решением «принят» или «возвращён» в периоде. Ожидающие решения показываются отдельно.
Open version conflictsОткрытые конфликты версий
Business events with more than one apparently current document version or an unwithdrawn superseded copy. List the event, authoritative version and resolving owner.Операции с несколькими якобы актуальными версиями документа или неотозванной заменённой копией. Показывайте операцию, действующую версию и ответственного за устранение конфликта.
A worked exampleПример расчёта
Illustrative day: 50 document obligations are due and 45 have checked documents ready on time, so readiness is 90%. Of 40 submissions with a decision, 34 were accepted without correction, giving first-pass acceptance of 85%. Ten undecided submissions are a separate queue.Условный день: срок наступил у 50 документальных обязательств, по 45 проверенный документ готов вовремя; готовность 90%. Из 40 отправок с решением 34 приняты без исправлений; приёмка с первого раза 85%. Десять отправок без решения образуют отдельную очередь.
These percentages answer different questions and must not be blended. A team can produce documents promptly while repeatedly using the wrong recipient details. Review the returned documents to decide whether the source data or template needs correction.Эти проценты отвечают на разные вопросы и не объединяются. Команда может быстро готовить документы, но постоянно указывать неверные реквизиты получателя. Разберите возвраты, чтобы понять, исправлять исходные данные или шаблон.
Exceptions that change the readingИсключения, меняющие вывод
If an order changes after document creation, mark the prior version superseded and identify the replacement. Keep evidence of what was sent; do not overwrite history. A delivered document is not automatically legally signed or accepted.Если заказ изменился после подготовки документа, отметьте прежнюю версию заменённой и укажите новую. Сохраняйте подтверждение отправленного; не перезаписывайте историю. Доставленный документ не становится автоматически подписанным или принятым.
Owner and operational decisionОтветственный и решение
The document process owner maintains templates and required fields; the order owner resolves source-data defects. Prioritize documents blocking delivery, payment or closure according to approved business rules. Signing and legal validity require the appropriate authorized process.Владелец документооборота отвечает за шаблоны и обязательные поля; владелец заказа устраняет ошибки исходных данных. Приоритет получают документы, блокирующие исполнение, оплату или закрытие по согласованным правилам. Подписание и юридическая сила требуют соответствующего разрешённого процесса.
Acceptance checksПроверки приёмки
- A regenerated file does not create a second document obligation.Повторно созданный файл не создаёт второе обязательство.
- A changed order makes the old document version visibly superseded.Изменение заказа явно помечает старую версию документа как заменённую.
- A test case distinguishes ready, sent, delivered and accepted.Проверочный случай различает готовность, отправку, доставку и приёмку.
Map the workflow to SABSUSСопоставьте процесс с SABSUS
Confirm available SABSUS document templates, source fields and export or delivery options. Version controls, electronic signature and acceptance evidence depend on the actual workflow and connected services.Уточните доступные шаблоны SABSUS, исходные поля и способы выгрузки или передачи. Контроль версий, электронная подпись и подтверждение приёмки зависят от реального процесса и подключённых сервисов.
Quick answersКороткие ответы
Does a generated PDF count as completed work?Созданный PDF означает завершение?
Only if it meets the required checking, delivery and acceptance conditions for that workflow.Только если выполнены нужные для процесса условия проверки, передачи и приёмки.
Do regenerated copies increase the denominator?Повторные копии увеличивают знаменатель?
No. Count the business obligation once and track its versions separately.Нет. Считайте обязательство один раз, версии отслеживайте отдельно.
Is delivery proof of signature?Доставка подтверждает подпись?
No. Delivery, acceptance and signature are distinct events.Нет. Доставка, приёмка и подпись — разные события.