Booking metrics: attendance and capacityПоказатели записи: явка и загрузка
A booking dashboard is useful when a manager understands which events entered the calculation and what action a change should trigger. Created records are not completed visits, and occupied time is not revenue. Start with definitions for periods, states and sources. Then connect each measure to a concrete check by reception, the service lead or the data owner while retaining enough detail to reproduce the result.Панель записи полезна, когда руководитель понимает, какие события попали в расчёт и что делать после изменения показателя. Количество созданных карточек не равно количеству состоявшихся визитов, а занятое время не равно выручке. Начните с определений периода, статусов и источников. Затем связывайте каждый показатель с конкретной проверкой администратора, руководителя услуг или ответственного за данные, сохраняя возможность пересчитать результат.
Fix the cohort and reporting timeЗафиксируйте выборку и момент расчёта
Capacity reporting normally groups visits by scheduled start at a location, while enquiry handling groups requests by receipt time. Do not silently combine these cohorts. Specify the time zone, period boundaries, included services and extraction time. For a visit moved outside the period, define how the original request and replacement time are represented. A reschedule should not automatically become another customer enquiry.Для нагрузки выбирают визиты по времени начала в нужной локации, для обработки запросов — обращения по времени получения. Эти выборки нельзя незаметно смешивать. Укажите часовой пояс, границы периода, включённые услуги и момент выгрузки. Если запись перенесена за пределы периода, определите, как отражаются исходный запрос и новое время. Один перенос не должен автоматически становиться новым клиентским обращением.
The data owner maintains status definitions and rules for excluding test, erroneous and duplicate records. Record the effective date of any definition change so period comparisons remain explainable. Retain the source identifiers or another verifiable way to reconstruct the cohort. Otherwise a later correction can change yesterday’s figure without explanation, leaving the manager unable to distinguish operating improvement from a data edit.Ответственный за данные хранит определения статусов и правила исключения тестовых, ошибочных и дублирующих записей. Изменение определения отмечается рядом с датой применения, чтобы сравнение периодов оставалось объяснимым. Сохраняйте исходный набор идентификаторов или другой проверяемый способ восстановить выборку. Иначе после исправления статуса вчерашний показатель изменится без объяснения, а руководитель не поймёт, было ли улучшение процесса или только правка данных.
Show outcomes and unresolved visitsПокажите исходы и неизвестные результаты
Check outcome completeness first. An illustrative cohort being closed contains 100 scheduled records: 80 completed, 10 cancelled, 5 marked as no-shows and 5 unresolved. Outcomes are known for 95% of the cohort. Do not distribute unresolved records among categories by assumption. Reception checks them with employees, records the results and only then issues the final report for that period.Сначала проверьте полноту исходов. Условная проверяемая выборка содержит 100 запланированных записей: 80 завершены, 10 отменены, 5 отмечены как неявка, у 5 результат неизвестен. Известный исход есть у 95% выборки. Не распределяйте оставшиеся записи между категориями предположительно. Администратор сверяет их с сотрудниками, фиксирует итог и только затем выпускает окончательный отчёт за этот период.
If the chosen no-show definition uses completed and missed visits only, the provisional rate is 5 / 85, approximately 5.9%. Cancelled and unresolved records are explicitly excluded from that denominator. This is a selected management definition, not a universal standard. Display the 5 unresolved outcomes and calculation time beside it; resolving them may change the rate even without any new visits.Если определение неявки использует только завершённые и пропущенные визиты, предварительная доля здесь равна 5 / 85, то есть примерно 5,9%. Отменённые и неизвестные записи исключены из этого знаменателя явно. Это выбранное управленческое определение, а не универсальный стандарт. Рядом покажите 5 неизвестных результатов и дату расчёта; после их проверки доля может измениться даже без новых посещений.
Separate planned and actual utilizationРазделите плановую и фактическую загрузку
Define the resource before calculating utilization: employee, chair, room or equipment. Available minutes come from the agreed operating schedule with documented exclusions. Do not add an employee’s time and room time as though they represented two separate completed visits. For team analysis, define comparable employee minutes and the treatment of shared services. Retain a separate view of the resource that actually constrains the next appointment.Для загрузки сначала задайте ресурс: сотрудник, кресло, кабинет или оборудование. Доступные минуты берите из согласованного рабочего графика с объяснёнными исключениями. Нельзя складывать занятость мастера и кабинета как два независимых выполненных визита. Если анализируется команда, определите, какие минуты сотрудников сопоставимы и как учитываются совместные услуги. Сохраните отдельный разбор ресурса, который действительно ограничивает возможность принять следующую запись.
Illustrative example for one resource: 480 minutes are available, 360 are scheduled and delivered services occupy 300. Planned utilization is 75%; actual service-time utilization is 62.5%. If preparation is included only in the plan, label that methodological difference because cancellations do not explain the entire gap. For a direct comparison, align the time components and show preparation, breaks and idle intervals separately.Условный пример для одного ресурса: доступно 480 минут, в плане занято 360, фактически оказанные услуги заняли 300. Плановая загрузка равна 75%, фактическая по времени услуги — 62,5%. Если подготовка входит только в план, подпишите различие методик: разрыв не полностью объясняется отменами. Для прямого сравнения приведите числители к одинаковому составу времени и отдельно покажите подготовку, перерывы и простои.
Service leadРуководитель услуг
Checks duration, preparation and the constraining resource. When utilization rises, first establish whether opening hours or service mix changed before discussing a schedule adjustment.Проверяет длительность, подготовку и ограничивающий ресурс. При росте загрузки сначала выясняет, изменились ли рабочие часы или состав услуг, а затем обсуждает изменение расписания.
Data ownerОтветственный за данные
Reconciles records, states and formulas. Mark calculations as provisional when outcomes are incomplete and assign a source check instead of hiding unknown results behind a rounded percentage.Сверяет набор записей, статусы и формулы. При неполных исходах помечает расчёт предварительным и назначает проверку источника, не скрывая неизвестные результаты за округлённым процентом.
Measure request handling and recoveryИзмеряйте путь от запроса до визита
Calculate request conversion from a separate cohort of genuine enquiries, retaining unresolved cases. Suppose 40 eligible requests arrived, 32 received confirmed times and 8 still await a decision. At the review point, 80% are confirmed; the remaining 20% cannot be classified as losses. Reception examines causes such as unsuitable availability, service clarification or no response. Compare cohorts after equivalent observation periods.Конверсию запросов считайте по отдельной выборке реальных обращений, сохраняя незавершённые случаи. Условно поступило 40 подходящих запросов, 32 получили подтверждённое время, 8 ещё ожидают решения. На момент проверки подтверждено 80% выборки; оставшиеся 20% нельзя назвать потерями. Администратор разбирает причины ожидания: неподходящее время, уточнение услуги или отсутствие ответа. Сравнивайте такие выборки после одинакового срока наблюдения.
Recovery needs several distinct outcomes: time released, a suitable offer made, an offer accepted and a visit completed. Acceptance does not establish service delivery. Link the replacement to its original opening and check duration, otherwise a short visit can appear to recover an entire long interval. Measure request handling from recorded receipt to a defined outcome while separately identifying cases that have no outcome yet.Восстановление окон также требует нескольких исходов: время освободилось, предложено подходящему клиенту, принято, визит состоялся. Принятие предложения ещё не означает оказанную услугу. Свяжите замену с исходным окном и проверьте длительность; иначе короткая запись будет выглядеть как полное восстановление длинного интервала. Время обработки запроса измеряйте от зафиксированного получения до определённого результата, отдельно отмечая случаи, где результата пока нет.
Verify figures against individual recordsПроверьте цифры на отдельных записях
The acceptance set should include a normal visit, cancellation, no-show, reschedule, duplicate and unresolved outcome. Calculate expected results manually, then compare each metric with its source. Change one outcome and confirm that only the intended cohort changes. Check rounding, the location filter and a zero denominator: absence of eligible data should be explicit rather than appearing as a persuasive 0%.Приёмочный набор должен содержать обычный визит, отмену, неявку, перенос, дубль и неизвестный результат. Сначала посчитайте ожидаемые итоги вручную, затем сравните каждую карточку показателя с источником. Измените один исход и убедитесь, что меняется только предусмотренная выборка. Проверьте округление, фильтр локации и нулевой знаменатель: отсутствие подходящих данных должно быть показано явно, а не превращаться в убедительные 0%.
In review, the manager chooses an action tied to the observed cause instead of pursuing a better percentage at any cost. Unknown outcomes require reconciliation, a mismatch between availability and demand requires schedule review, and long waits require enquiry analysis. Verify SABSUS reporting capabilities and exact formulas in the selected configuration. This framework defines an auditable dashboard requirement, not a promised preset or predetermined utilization improvement.На разборе руководитель выбирает конкретное действие по обнаруженной причине, а не цель улучшить процент любой ценой. Неизвестные исходы требуют сверки, разрыв между доступностью и спросом — проверки расписания, долгие ожидания — разбора запросов. Возможности отчётов SABSUS и точные формулы проверяются в конфигурации. Эта схема задаёт требования к проверяемой панели; она не обещает готовый набор показателей или заранее заданный рост загрузки.
Reports and analyticsОтчёты и аналитика · Appointment operating procedureПорядок работы с записью
Quick answersКороткие ответы
What is the no-show denominator?Какой знаменатель у доли неявок?
Define it explicitly. The example uses completed visits plus no-shows, showing cancellations and unresolved outcomes separately.Его нужно определить явно. В примере используются завершённые визиты и неявки, а отмены и неизвестные исходы показаны отдельно.
Why is planned utilization higher than actual?Почему загрузка по плану выше фактической?
Check cancellations, outcomes, durations and included time components. Different preparation rules can also change the gap.Проверьте отмены, исходы, длительности и состав учитываемого времени. Разные правила учёта подготовки тоже меняют разрыв.
Can an unknown outcome count as a no-show?Неизвестный результат можно считать неявкой?
No. First verify attendance with the responsible employee and correct the source record.Нет. Сначала уточните факт визита у ответственного сотрудника и исправьте исходную запись.