Supplier receiving: from delivery to usable stockПриёмка поставки: от сверки до доступного остатка
Goods arriving at the warehouse are not automatically ready for sale. Receiving must establish what arrived, its quantity and condition, the purchase order it belongs to and any discrepancies. A separate decision determines what becomes available, what stays on hold and what goes back to the supplier.Товар приехал на склад, но это ещё не означает, что его можно продавать. Приёмка должна подтвердить, что именно доставили, в каком количестве и состоянии, по какому заказу и с какими расхождениями. Отдельно решается, какая часть становится доступной, а какая остаётся на проверке или возвращается поставщику.
Prepare the expected deliveryПодготовьте ожидаемую поставку
Before unloading, locate the purchase order, expected items, units and receiving location. Identify the person allowed to receive goods and the person responsible for exceptions. For items with batches, expiry dates or serial numbers, define required fields in advance. Do not rely on reconstructing them after the new delivery has been mixed with existing stock.До разгрузки найдите заказ поставщику, ожидаемые позиции, единицы и адрес приёмки. Назначьте сотрудника, который может принимать товар, и того, кто решает спорные случаи. Для продукции с партиями, сроками или серийными номерами заранее определите обязательные поля. Не пытайтесь восстановить эти сведения после смешивания новой поставки с прежним остатком.
If the order is missing or documents name another organisation, place the delivery in a holding area and assign clarification. Creating a receipt from memory makes later reconciliation difficult. When one supplier has several open orders, allocate lines explicitly; supplier name and date alone do not identify which order a vehicle is fulfilling.Если заказ отсутствует или документы относятся к другой организации, поместите доставку в отдельную зону ожидания и назначьте уточнение. Создание поступления по памяти сотрудника затруднит последующую сверку. При нескольких заказах одного поставщика распределяйте строки явно; дата и название поставщика сами по себе не определяют, какой заказ закрывает эта машина.
Count actual goods and inspect conditionСчитайте факт и проверяйте состояние
Match the item identifier and variant, then count the physical quantity in the agreed unit. A damaged carton does not prove every unit is damaged; intact packaging does not confirm its contents. Inspection depth depends on risk and the agreed procedure. Record what was directly checked and what was accepted under a defined sampling rule.Сверяйте идентификатор и вариант товара, затем пересчитывайте фактическое количество в согласованной единице. Повреждённая коробка не доказывает повреждение каждой единицы, а целая упаковка не подтверждает её содержимое. Метод проверки зависит от риска и принятой процедуры. Результат должен показывать, что проверено непосредственно, а что принято по правилам выборочного контроля.
Separate delivered, accepted and disputed quantities. If two of ten cartons await inspection, only the confirmed portion enters usable stock. Where needed, attach label or damage photographs and record the inspection time. Avoid unnecessary driver personal data; the delivery, document and description of the goods are usually more useful for resolving the discrepancy.Разделите количество доставленное, принятое и спорное. Например, если из десяти коробок две ожидают проверки, в доступный остаток попадает только подтверждённая часть. При необходимости приложите фотографии маркировки или повреждения и укажите время осмотра. Не сохраняйте лишние персональные данные водителя: для разбора обычно важнее доставка, документ и описание товара.
Keep disputed lines visibly openНе закрывайте спорную строку автоматически
Quantity and wrong variantsКоличество и пересорт
A shortage leaves the remaining order quantity open until someone decides to wait, cancel or substitute. Excess delivery needs approval even after unloading. Record a wrong variant separately from a shortage; similar packaging does not authorise substituting another item. Each exception needs expected and actual quantities, a reason, an owner and a response date.Недопоставка оставляет остаток заказа открытым до решения: ждать, отменить или заменить. Излишек требует согласования, даже если его уже разгрузили. Пересорт оформляйте отдельно от недостачи; похожая упаковка не даёт права заменить заказанную позицию другой. В каждом исключении укажите ожидаемое и фактическое количество, причину, владельца и срок ответа.
Holds and supplier returnsКарантин и возврат
Goods on hold need an identifiable storage area and an unavailable status. Moving them between areas is not a quality decision. A supplier return needs its own movement linked to the original receipt; a promise to collect cartons does not confirm collection. The next employee must see what remains physically on site and which action is outstanding.Товар на проверке должен иметь понятное место хранения и статус недоступности. Перемещение между зонами не является решением о качестве. Возврат поставщику требует отдельного движения и связи с первоначальной поставкой; обещание забрать коробки ещё не подтверждает вывоз. Следующий сотрудник должен видеть, что физически осталось на площадке и какое действие ожидается.
Separate receiving, valuation and paymentРазделите приёмку, стоимость и расчёты
Post accepted quantities after required checks and authorisation. Retain delivery and document identifiers so a repeated scan or integration retry cannot create another receipt. Correcting a posted receipt should leave linked history rather than erase the original values. A partial delivery must not close the whole purchase order without a separate decision.Проводите принятое количество после обязательных проверок и подтверждения ответственным. Сохраните идентификатор поставки и документа, чтобы повторный скан или повтор обмена не создал второе поступление. Исправление уже проведённой приёмки должно оставлять связанную историю, а не стирать исходные значения. Частичная поставка не должна закрывать заказ целиком без отдельного решения.
Match the supplier invoice to the order and accepted quantity under a separate rule. A price dispute is not necessarily a shortage, and accepted goods do not imply payment approval. Label provisional costs and assign their resolution. Stock availability and supplier settlement may update at different times while retaining the connection between their documents.Счёт поставщика сверяется с заказом и принятым количеством по отдельному правилу. Спор о цене не всегда означает недостачу, а подтверждённое количество не означает одобрение оплаты. Если стоимость временная, обозначьте её статус и ответственного за уточнение. Доступность товара и расчёты с поставщиком могут обновляться в разное время, сохраняя связь между документами.
Test partial and repeated delivery recordsПроверьте частичную и повторную поставку
Assess the workflow with a partial delivery, damaged goods, an incorrect unit and a repeated document. Verify that usable stock appears once, disputed goods cannot be sold and the remaining order quantity is explainable. For SABSUS, first confirm required units, areas, roles and document exchange. A scanner speeds identification but does not independently establish quantity or condition.Для приёмки процесса используйте неполную поставку, повреждённую часть, неверную единицу и повтор документа. Проверьте, что пригодный товар доступен один раз, спорный исключён из продажи, а остаток заказа объясним. В SABSUS заранее уточните поддержку нужных единиц, зон, ролей и обмена документами. Сканер ускоряет поиск, но не подтверждает физическое количество или качество сам по себе.
Quick answersКороткие ответы
When do received goods become available?Когда товар становится доступным?
After the required checks and confirmation of accepted quantities. Arrival or scanning a document alone is insufficient.После предусмотренных проверок и подтверждения принятого количества. Сам факт приезда или сканирования документа для этого недостаточен.
Can part of a delivery be accepted?Можно ли принять часть поставки?
Yes, when the procedure separates accepted and disputed goods and keeps the remaining order quantity open with a clear next action.Да, если процедура отделяет принятую часть от спорной и сохраняет открытое количество заказа с понятным следующим действием.
Does receiving settle the payment decision?Закрывает ли приёмка вопрос оплаты?
No. Quantity verification, cost verification and payment authorisation are related but separate decisions with their own permissions.Нет. Проверка количества, стоимости и разрешение оплаты — связанные, но отдельные решения с собственными полномочиями.