Booking, deposits and staff capacityЗапись, предоплата и доступность команды
Payment confirmation and staff availability answer different questions. A received deposit does not create an available room, and an open hour does not confirm that money arrived. A connected booking procedure should expose both states and explain who decides when they disagree. This guide helps a service team coordinate appointment duration, constrained resources and the payment conditions applicable to a particular booking.Денежное подтверждение и доступность специалиста отвечают на разные вопросы. Полученная предоплата не создаёт свободный кабинет, а свободный час не подтверждает поступление денег. Связанный порядок записи должен показывать оба состояния и объяснять, кто принимает решение при расхождении. Ниже — схема для сервисной команды, которая согласует длительность визита, ограниченные ресурсы и применимые к конкретной записи условия оплаты.
Define usable appointment capacityОпределите реальную доступность
The service lead defines the employees and resources required by each service variant. Availability is the intersection of those constraints, not the total of every employee’s free hours. Two available specialists do not allow two concurrent appointments if both need the same room. Include breaks, preparation and reset in the time interval used to decide whether another customer can be accepted.Руководитель услуг описывает, какие сотрудники и ресурсы нужны для каждого варианта услуги. Доступность определяется пересечением этих ограничений, а не суммой свободных часов команды. Два свободных специалиста не дают две одновременные записи, если они используют один кабинет. Перерывы, подготовку и завершение учитывайте в том же календарном интервале, где принимается решение о новом клиенте.
Illustrative calculation: a room is available for 180 minutes and each service requires 50 minutes plus 10 minutes of reset. With a suitable employee continuously available, it fits 3 consecutive visits. If equipment is unavailable for 30 minutes inside that period, do not simply divide the remaining time by duration. Check the position of free intervals; fragmented gaps may not fit a complete service.Условный расчёт: кабинет доступен 180 минут, каждая услуга занимает 50 минут плюс 10 минут завершения. При непрерывной доступности подходящего специалиста помещаются 3 последовательных визита. Если оборудование недоступно 30 минут внутри этого периода, нельзя просто делить остаток на длительность: проверьте расположение свободных интервалов. Короткие разрывы могут не вместить услугу целиком, даже когда суммарного времени достаточно.
Agree conditions before confirmationСогласуйте условия до подтверждения
The business owner determines when a deposit applies, how it relates to the service and who handles disputed cases. Receptionists use approved conditions rather than inventing a rule during a conversation. Amounts, deadlines, rescheduling, cancellation and refunds depend on the chosen policy and payment configuration. If those conditions are unresolved, the scenario should not be presented to customers as a fully ready self-service booking path.Владелец бизнеса определяет, когда нужна предоплата, как она связана с услугой и кто разбирает спорный случай. Администратор использует утверждённые условия, а не придумывает правило в разговоре. Размер, сроки, перенос, отмена и возврат зависят от выбранной политики и платёжной конфигурации. Если условия ещё не согласованы, такой сценарий не следует открывать клиентам как полностью готовую самостоятельную запись.
Customers need to understand what is being held and what action is expected next. A temporary time hold needs an owner, reason and review point. That is not a universal reservation expiry rule; the team defines it for its process. A payment link without a verified result is not a received deposit. If conflicting conditions were sent, resolve the discrepancy before asking the customer to proceed.Клиенту нужно понимать, что именно удерживается и какой следующий шаг ожидается. У временного удержания времени должны быть ответственный, основание и момент проверки. Это не универсальный срок действия брони: команда задаёт его для своего процесса. Платёжная ссылка без подтверждённого результата не равна полученной предоплате. Если клиенту отправлены разные условия, сначала исправьте расхождение, затем запрашивайте дальнейшее действие.
Separate appointment and payment statesРазделите запись и движение денег
Keep a traceable relationship between the appointment and a verifiable payment event. A transaction reference, amount and result distinguish a completed payment from an attempt, a pending result or a duplicate message. Exact fields and source access depend on configuration. The receptionist owns the visit state; an assigned finance operator resolves a disputed amount against the available source rather than a screenshot of a conversation.В рабочем представлении сохраняйте связь между записью и проверяемым платёжным событием. Идентификатор операции, сумма и результат помогают отличить успешную оплату от попытки, ожидания или повторного сообщения. Точные поля и доступ к источнику зависят от настройки. Администратор отвечает за состояние визита, а назначенный финансовый сотрудник подтверждает спорную сумму по доступному источнику, не по скриншоту переписки.
Illustrative example: the agreed service price is 120 monetary units and a verified deposit is 30. The remaining amount is 90 only if the price is unchanged and no other adjustments apply. Moving the appointment does not create another deposit or automatically refund the first. When the service changes, agree the revised price and treatment of the existing amount under the applicable conditions before updating the record.Условный пример: стоимость согласованной услуги — 120 денежных единиц, подтверждённая предоплата — 30. Остаток составляет 90 только при неизменной стоимости и отсутствии других корректировок. Перенос времени сам по себе не создаёт вторую предоплату и не означает возврат первой. При смене услуги сначала согласуйте новую стоимость и применение прежней суммы по действующим условиям, затем обновляйте рабочую запись.
SchedulingРасписание
The appointment owner checks staff, room and the entire interval. When payment is verified but capacity is unavailable, they escalate the conflict and agree the next option with the customer.Ответственный за запись проверяет сотрудника, помещение и весь интервал. При подтверждённой оплате, но недоступном ресурсе он передаёт конфликт руководителю и согласует следующий вариант с клиентом.
PaymentПлатёж
The reconciliation owner checks the source and transaction outcome. A repeated notification is matched to its original reference; receiving the message twice must not count as another payment.Ответственный за сверку уточняет источник и результат операции. Повторное уведомление проверяется по ссылке на исходное событие; его нельзя учитывать как новую сумму только из-за повторного сообщения.
Resolve conflicting statesРазберите несовпадения состояний
If the payment result is delayed, retain a clear pending state and assign a check instead of telling the customer that funds arrived. If payment is verified after the slot was released, check availability again before promising a visit. The manager agrees an appropriate resolution with the customer; the finance operator follows the applicable conditions and provider capabilities. No automatic refund behavior is assumed here.Если результат оплаты задержался, сохраняйте понятное состояние ожидания и назначьте проверку, а не сообщайте клиенту об успешном поступлении. Если деньги подтверждены после освобождения времени, снова проверьте доступность до обещания визита. Руководитель выбирает допустимое решение вместе с клиентом, а финансовый сотрудник исполняет только согласованное действие по применимым условиям и возможностям провайдера. Автоматический возврат здесь не предполагается.
An employee’s absence leaves a paid booking as a commitment needing resolution. Check the substitute’s suitability, resource availability and customer agreement. On cancellation, separate release of calendar capacity from the financial decision: these are related actions with different owners. Retain the reason, date and agreed outcome. A changed appointment color does not prove that money was refunded or communication with the customer completed.При болезни сотрудника оплаченная запись остаётся обязательством, которое требует разбора. Проверьте квалификацию замены, свободный ресурс и согласие клиента. При отмене разделяйте освобождение календаря и финансовое решение: это связанные, но разные действия с разными ответственными. Сохраните причину, дату и согласованный результат. Нельзя считать изменение цвета записи доказательством возврата денег или завершения общения с клиентом.
Accept the connected processПроверьте связанные сценарии
Acceptance should cover a booking with a verified amount, a delayed result, a repeated notification and a reschedule. In each case, the customer agreement, current appointment time and verified financial state must agree. Also test resource release without an unintended financial action. Use approved test data and roles; one successful ordinary payment does not establish correct handling of duplicates or cancellations in that configuration.На приёмке проведите запись с подтверждённой суммой, задержанным результатом, повторным уведомлением и переносом. В каждом случае должны совпадать клиентская договорённость, действующее время и проверенное финансовое состояние. Отдельно проверьте освобождение ресурса без ошибочного финансового действия. Используйте согласованные проверочные данные и роли; успешный обычный платёж не доказывает правильность обработки повторов или отмен в той же конфигурации.
At shift end, review amounts without a confirmed time, held time without its required result and services changed after a deposit. This queue identifies concrete next actions but does not authorize automatic charges or refunds. SABSUS booking, calendar and payment modules provide the product context. Verify how they connect, which states are available and what the provider supports before enabling the relevant customer journey.В конце смены сверяйте записи с суммой без подтверждённого времени, время без требуемого результата и изменения услуги после предоплаты. Такой список помогает найти конкретный следующий шаг, но не даёт права автоматически списывать или возвращать деньги. Модули записи, календаря и платежей SABSUS задают продуктовый контекст. Порядок их связи, статусы и возможности провайдера нужно подтвердить до включения соответствующего клиентского сценария.
Staff availabilityДоступность сотрудников · Payments and terminalsПлатежи и терминалы
Quick answersКороткие ответы
Does a deposit confirm availability?Предоплата подтверждает доступность?
No. Staff, resources and time must be checked separately from the payment result.Нет. Сотрудник, ресурс и время проверяются отдельно от результата оплаты.
Does rescheduling mean a refund?Перенос означает возврат?
Not by itself. Deposit treatment and any refund depend on the agreed conditions and payment configuration.Не сам по себе. Применение предоплаты и возможный возврат зависят от согласованных условий и платёжной конфигурации.
How should the remaining amount be calculated?Как считать остаток?
Subtract only the verified applicable amount from the agreed price, accounting for agreed adjustments.Из согласованной стоимости вычитайте только подтверждённую применимую сумму с учётом согласованных корректировок.