Supplier portals: access and acceptance boundariesКабинет поставщика: границы доступа и приёмки
A supplier portal can support order, timing and document exchange. A supplier’s submission does not establish that the buyer accepted revised terms, received goods or authorized payment. Define those boundaries before choosing an interface. This guide sets process and acceptance requirements; availability of a particular external portal, sign-in method and integration in a SABSUS configuration must be confirmed separately.Кабинет поставщика может стать местом обмена заказами, сроками и документами. Но отправленная поставщиком запись ещё не означает, что покупатель согласовал новые условия, получил товар или одобрил оплату. Эти границы нужно определить до выбора интерфейса. Ниже — требования к процессу и его приёмке. Наличие конкретного внешнего кабинета, способов входа и интеграций в выбранной конфигурации SABSUS подтверждается отдельно.
Define participants and visible informationОпределите участников и видимые данные
Start with one supplier and one order type. Identify the supplier organization, users acting for it and the buyer responsible for their submissions. Access needs a specific organization and permitted actions. Supplier users should see only their relevant orders and documents; other suppliers’ deliveries, internal margins and supplier assessments must not appear in shared results.Начните с одного поставщика и одного типа заказа. Укажите, кому принадлежит поставка, какие пользователи действуют от имени поставщика и кто у покупателя принимает их сообщения. В доступе нужны конкретная организация и разрешённые действия. Сотрудник поставщика должен видеть только относящиеся к нему заказы и документы; чужие поставки, внутренняя маржа и оценка контрагентов не появляются в общей выдаче.
Check access through invitation, responsibility changes, temporary cover and removal when a user leaves. Viewing, proposing changes and submitting documents may require different permissions. Test restrictions through direct links to another organization’s records as well as through the menu. This is an acceptance criterion for the selected solution, not a claim about a particular authorization mechanism.Проверьте жизненный цикл доступа: приглашение, смену ответственного, временную замену и отзыв доступа при уходе сотрудника. Для просмотра, предложения изменения и отправки документа могут требоваться разные права. Ограничение проверяют не только через меню, но и открытием прямой ссылки на чужой документ. Это критерий проверки выбранного решения, а не утверждение о конкретном механизме авторизации платформы.
Preserve the agreed order versionСохраняйте версию согласованного заказа
The buyer shares the order reference and version, lines, units, quantities, location and timing. The supplier confirms those terms or proposes a change. Distinguish message received, terms confirmed and buyer-approved amendment. A revised price, pack, substitution or date must not silently overwrite the approved version; the buyer needs to see the difference before deciding.Покупатель передаёт номер и версию заказа, позиции, единицы, количество, место и срок поставки. Поставщик подтверждает именно эти условия либо предлагает изменения. Разделите статусы «получено сообщение», «условия подтверждены» и «изменение принято покупателем». Изменённая цена, упаковка, замена или дата не должны незаметно перезаписать утверждённую версию; покупатель должен увидеть отличие до решения.
Assign authority for each amendment and the stage through which it remains applicable. Once goods are dispatched, editing a quantity alone is insufficient; the difference must connect to the actual delivery. Keep replies to old versions attached to that version and check the current order. Otherwise both parties may believe different contents are confirmed under one reference.Назначьте, кто вправе согласовать каждое изменение и до какого этапа его ещё можно применить. Если товар уже отправлен, простого редактирования количества недостаточно: нужно связать отклонение с фактической поставкой. При ответе на устаревшую версию сохраняйте связь с ней и проверяйте актуальный заказ. Иначе обе стороны могут считать подтверждёнными разные составы под одним номером.
Before enabling automated exchange, inspect a document containing an unknown supplier code or different pack. An unmapped line should remain an open issue with the supplier’s original data. The buyer confirms the internal catalog mapping and quantity conversion. Correcting one line must not silently alter other order terms. Retain the reviewer, mapping version and agreed handling for the same item and pack on a later delivery.До включения автоматического обмена разберите документ с неизвестным артикулом или другой упаковкой. Неопознанная строка должна оставаться отдельным вопросом с исходными данными поставщика. Покупатель подтверждает сопоставление с собственным каталогом и пересчёт количества. Исправление одной строки не должно незаметно изменить остальные условия заказа. Сохраните, кто проверил преобразование, какую версию использовали и как будет обработана следующая поставка с тем же обозначением товара и упаковки.
Separate a declaration from a verified resultРазделите заявление и проверенный факт
From the supplierСо стороны поставщика
The supplier reports timing, dispatched quantities, package references and documents. These prepare the warehouse for receipt but remain the sender’s declaration. A submission needs time, author, version and an order link. A supplier’s delivered status does not replace the receiver’s count and must not independently increase saleable stock.Поставщик сообщает ожидаемую дату, отгруженное количество, номера мест и документы. Эти данные готовят склад к приёмке, но остаются заявлением отправителя. У загрузки должны быть время, автор, версия и связь с заказом. Пометка «доставлено» от поставщика не заменяет пересчёт получателем и не должна самостоятельно увеличивать пригодный к продаже остаток.
From the buyerСо стороны покупателя
The receiver records physical arrival, acceptance and held goods. The buyer handles shortages and terms, while payment authorization remains a separate decision. Link these decisions to the delivery while preserving distinct authority. Accepting or acknowledging a file must not simultaneously mean accepting goods, agreeing a price and authorizing payment.Приёмщик фиксирует, что физически приехало, что принято и что оставлено на проверке. Закупщик решает недопоставку и условия, а уполномоченный участник отдельно рассматривает оплату. Свяжите решения с общей поставкой, сохраняя разные полномочия. Принятие файла или подтверждение его прочтения не должно одновременно означать приёмку товара, согласие с ценой и разрешение платить.
Resolve a discrepancy without losing historyРазберите расхождение без потери истории
Suppose 120 identical units were ordered and the supplier declared 120 dispatched. Only 108 arrived: 96 were accepted and twelve await inspection. The twelve missing units and twelve held units are separate issues. Shared records need owners for both the missing delivery and the goods on site. A single completed status would conceal unfinished work.Условно заказано 120 одинаковых единиц. Поставщик указал отгрузку 120, приехало 108, из которых 96 приняты, а 12 ожидают проверки. Неприбытие 12 единиц и спорные 12 — разные вопросы. В обмене нужны обе записи с владельцами: когда довезут недостачу и кто решит судьбу товара на месте. Одно общее «выполнено» скроет оставшуюся работу.
Keep a corrected document as a linked revision with an explanation. When the same file is resent, locate the existing record rather than create another delivery or payable. If an upload response is lost, check its outcome first. Rejection, return and cancellation also need reasons and verified actions; deleting correspondence does not correct an inventory movement.Исправленный документ храните как связанную новую версию с объяснением изменения. При повторной отправке одного файла найдите существующую запись, вместо создания второй поставки или долга. Если ответ о загрузке потерян, сначала проверьте её результат. Отказ, возврат и отмена также должны иметь основание и подтверждённое действие; удаление переписки не является исправлением складского движения.
Accept the process from both sidesПримите процесс с обеих сторон
Exercise a routine order, revised date proposal, partial receipt, repeated document and forbidden cross-supplier record. The supplier should understand the requested action, while the buyer sees the open issue and decision evidence. Agree a fallback channel for portal outages and a method for recording those messages afterward without losing their original times or creating duplicates.Пройдите обычный заказ, предложение новой даты, частичную приёмку, повтор документа и недоступную чужую запись. Поставщик должен понимать, какое действие ожидается от него; закупщик — видеть открытый вопрос и основание решения. Заранее согласуйте запасной канал при недоступности кабинета и способ последующего внесения сообщений. Запись из запасного канала не должна терять исходное время или создавать дубль.
Current SABSUS materials describe suppliers, catalogs, terms, documents, purchasing and receiving comparison. Use that as the process foundation and verify the external portal and its actions separately before promising partner access. Readiness means reconstructing the agreed order, supplier declarations, warehouse evidence and every remaining discrepancy while each participant sees only permitted information.Текущие материалы SABSUS описывают поставщика, каталог, условия, документы, закупку и сверку приёмки. Используйте их как основу процесса, а внешний кабинет и его действия проверьте отдельно до обещания доступа партнёрам. Критерий готовности: можно восстановить согласованный заказ, заявления поставщика, факт склада и каждое оставшееся расхождение, причём участники видят только разрешённые им данные.
Verified receivingПроверяемая приёмка · Purchasing and approvalЗакупки и согласование
Quick answersКороткие ответы
Does this guide confirm a built-in SABSUS portal?Статья подтверждает готовый кабинет SABSUS?
No. It defines requirements; the external portal, sign-in methods and actions must be verified for the chosen configuration.Нет. Она задаёт требования; наличие внешнего кабинета, способы входа и действия проверяются для выбранной конфигурации.
Does a supplier status establish receipt?Статус поставщика подтверждает приёмку?
No. The receiver confirms actual quantity and condition under the agreed procedure.Нет. Фактическое количество и состояние подтверждает получатель по согласованным правилам.
Can an uploaded document be replaced?Можно заменить загруженный документ?
A correction should retain its connection to the previous version and an explanation; its effect on records must be checked separately.Исправление должно сохранять связь с прежней версией и объяснение; его влияние на учёт проверяется отдельно.