Sales keeps a date in a message, the customer changes a package by email and the venue team receives an older schedule. A deposit record alone cannot explain which space, hours and tasks were confirmed.Продажи держат дату в переписке, клиент меняет пакет письмом, а команда получает старое расписание. Одной записи о предоплате недостаточно, чтобы понять согласованные помещения, часы и задачи.
SABSUS · Event venueSABSUS · Площадка мероприятий
Venue bookings.Бронирование площадки.One plan from hold to handover.План мероприятия целиком.
A date enquiry becomes an event through several decisions: the space, package, payment agreement and team plan. Keep those decisions connected so sales, the event coordinator and venue staff prepare the same booking.Запрос даты становится мероприятием через выбор пространства, пакета, условий оплаты и плана команды. Свяжите решения, чтобы продажи, координатор и сотрудники готовили одно согласованное бронирование.
Your workflow · Your brand · Web, iOS and AndroidВаш процесс · Ваш бренд · Web, iOS и Android
Connected workСвязанная работа
The team should prepare the booking that was agreedКоманда готовит согласованное бронирование
SABSUS connects bookings, deposits, documents, tasks and customer updates. Define the difference between an enquiry, a temporary hold and a confirmed event, then keep the accepted plan visible through the operational handover.SABSUS связывает бронирования, предоплаты, документы, задачи и сообщения клиенту. Определите различия заявки, предварительной брони и подтверждённого события и передавайте команде принятый план.
A real working dayРеальный рабочий день
From a date enquiry to a prepared event teamОт запроса даты до подготовленной команды
A practical sequence to review during configuration. Check the handoff, owner and result at each step.Практическая последовательность для настройки. На каждом этапе проверьте передачу, ответственного и результат.
Qualify the date and space requestУточните запрос даты и пространства
Record the requested date, format, spaces, expected guest count and resource needs. Review availability and the business’s booking conditions before promising a hold or confirmation.Запишите дату, формат, помещения, ожидаемое число гостей и нужные ресурсы. Проверьте доступность и правила бизнеса до обещания предварительной или подтверждённой брони.
Confirm the agreement and deposit decisionПодтвердите договорённость и предоплату
Agree the package, documents, payment schedule and conditions for confirmation. Verify how the chosen setup represents a hold, its expiry and a payment that still needs review.Согласуйте пакет, документы, график оплаты и условия подтверждения. Проверьте отображение предварительной брони, её срока и платежа, требующего проверки, в выбранной настройке.
Pass the event plan to operationsПередайте план рабочей команде
Give the coordinator the current spaces, event hours, setup and teardown arrangements and assigned tasks. Record customer-approved changes and make their effect on the team plan clear.Передайте координатору помещения, часы события, подготовку, демонтаж и задачи. Записывайте согласованные изменения и их влияние на план команды.
Close the event and reconcile the balanceЗавершите событие и сверьте остаток
Review the completed arrangements, approved additions and documents. Reconcile the deposit and final payment, and assign any outstanding customer or operations question.Проверьте выполненные договорённости, утверждённые дополнения и документы. Сверьте предоплату и итоговый платёж и назначьте ответственного за оставшиеся вопросы.
One operating contextЕдиный рабочий контекст
The right information for each roleНужная информация для каждой роли
Sales: the accepted bookingПродажи: принятое бронирование
Keep the customer’s date, package and confirmation conditions together. A changed document or payment discussion should reach the coordinator before the operational handover.Ведите дату, пакет и условия подтверждения вместе. Передавайте координатору изменения документов или оплаты до начала рабочей подготовки.
Coordinator: one current event planКоординатор: единый актуальный план
Translate the accepted booking into spaces, time windows, resource needs and team tasks. Confirm which version the customer and venue staff are using when the event details change.Преобразуйте бронь в помещения, интервалы, ресурсы и задачи. При изменении деталей проверьте, по какой версии работают клиент и команда.
Venue team: assigned preparation and closeoutКоманда площадки: подготовка и завершение
Review access, setup, event and teardown responsibilities. Report an unfinished task or changed requirement to the coordinator with a clear next action.Проверьте ответственность за доступ, подготовку, событие и демонтаж. Передайте координатору незавершённую задачу или новое требование с понятным следующим шагом.
When the plan changesКогда план меняется
Make exceptions part of the processВключите исключения в процесс
Use these cases to agree who decides, what changes and what the customer sees.На этих примерах согласуйте, кто принимает решение, что меняется и что видит клиент.
A hold expires or confirmation is incompleteПредварительная бронь истекла или не подтверждена
Review the agreed hold terms, documents and payment status before deciding whether the date can be released. Test expiry and staff approval behavior during setup; do not equate a payment entry with every confirmation condition.Проверьте срок брони, документы и оплату до решения об освобождении даты. При настройке проверьте истечение срока и согласование сотрудником; запись платежа не заменяет остальные условия подтверждения.
The package or schedule changesПакет или расписание меняется
Confirm the revised spaces, time windows, tasks and charge with the customer. Check the impact on preparation and teardown before issuing an updated plan to the venue team.Согласуйте с клиентом новые помещения, интервалы, задачи и сумму. Проверьте влияние на подготовку и демонтаж до передачи обновлённого плана команде.
A move or cancellation affects the bookingПеренос или отмена меняют бронь
Use the actual customer agreement to decide the next date, document and payment treatment. Record the authorized decision and verify how related spaces and team tasks are updated in the selected configuration.По действующей договорённости определите дату, документы и расчёт. Запишите решение уполномоченного сотрудника и проверьте обновление помещений и задач в выбранной конфигурации.
Owner reviewКонтроль владельца
Four questions for the end of the dayЧетыре вопроса по итогам дня
Agree the data and report definitions before treating a metric as an operating signal.Согласуйте данные и правила отчёта, прежде чем использовать показатель для управления.
Which dates are still provisional?Какие даты ещё предварительные?
Review holds, missing decisions and the person responsible for confirmation.Проверьте предварительные брони, недостающие решения и ответственного за подтверждение.
Is the operating plan current?Актуален ли рабочий план?
Compare the booking with spaces, agreed capacity, resource needs and assigned tasks.Сверьте бронь с помещениями, согласованной вместимостью, ресурсами и задачами.
Which changes need customer approval?Какие изменения ждут клиента?
Keep proposed additions distinct from the package and charge already agreed.Отделяйте предложенные дополнения от согласованных пакета и суммы.
What remains after the event?Что осталось после мероприятия?
Review unfinished tasks, documents and final payment questions together.Проверьте незавершённые задачи, документы и вопросы итоговой оплаты вместе.
Setup and team readinessНастройка и готовность команды
Start with the rules your team usesНачните с правил вашей команды
Map the current process, configure roles and modules, check representative cases and agree the launch sequence. Staff should know how to correct a mistake and who can approve a change.Разберите текущий процесс, настройте роли и модули, проверьте характерные ситуации и согласуйте последовательность запуска. Сотрудникам важно понимать, как исправить ошибку и кто согласует изменение.
- Spaces, venue-defined capacity and setup/event/teardown windowsПомещения, заданная площадкой вместимость и интервалы подготовки, события и демонтажа
- Enquiry, hold, expiry and confirmation rules to verifyПроверка правил заявки, предварительной брони, срока и подтверждения
- Packages, documents, deposits and authorized changesПакеты, документы, предоплаты и согласованные изменения
- Sales-to-operations handoff, team tasks and final reconciliationПередача от продаж команде, задачи и итоговая сверка
Self-setup is availableДоступна самостоятельная настройка
Assisted setup is optional, from $500. Scope and cost depend on the business and number of locations; agree them separately from the software plan.Помощь с настройкой необязательна, от $500. Состав и стоимость зависят от бизнеса и числа точек; согласуйте их отдельно от тарифа системы.
Evidence before a decisionПроверка до решения
Check one complete caseПроверьте один случай целиком
Use a temporary date hold that becomes a confirmed event, then changes its package and setup window. Follow the agreed documents and deposit through the team handover and final payment. Check that proposed changes and approved commitments remain distinct.Возьмите предварительную дату, которая становится подтверждённым событием, затем меняет пакет и время подготовки. Проследите документы и предоплату до передачи команде и итогового расчёта. Отделите предложенные изменения от принятых договорённостей.
Cost, scope and next stepsСтоимость, состав и следующий шаг
Choose a scope you can explainВыберите понятный состав системы
Compare the software plan, selected modules, customer-facing brand and any assisted setup. Confirm integrations and payment setup with your providers; include training and data preparation in the launch plan.Сравните тариф, выбранные модули, бренд клиентских каналов и помощь с настройкой. Подтвердите интеграции и настройку оплаты с провайдерами; включите обучение и подготовку данных в план запуска.
Questions before launchВопросы перед запуском
A clear start for your teamПонятное начало для команды
Can holds differ from confirmed events?Можно ли отличать предварительную бронь от подтверждённой?
Make the hold, expiry and confirmation rules explicit in setup. Test the required customer decision, document and payment conditions rather than assuming every calendar entry has the same commitment.Явно задайте правила предварительной брони, срока и подтверждения. Проверьте нужные решения клиента, документы и оплату, различая обязательства разных записей календаря.
How should setup and teardown time be checked?Как учитывать подготовку и демонтаж?
Agree the spaces and full access window with the venue team. Verify how the chosen configuration represents these periods alongside the event hours before relying on it for availability decisions.Согласуйте с командой помещения и полный интервал доступа. Проверьте отображение этих периодов вместе с часами события в выбранной конфигурации до решений о доступности.
Does a deposit automatically confirm the booking?Подтверждает ли предоплата бронь автоматически?
Confirmation depends on the venue’s actual agreement and process. Check how deposit status, required documents and staff approval interact in the proposed setup; none should be inferred from another without an agreed rule.Подтверждение зависит от договорённости и процесса площадки. Проверьте связь статуса предоплаты, нужных документов и согласования сотрудником; правила должны быть заданы явно.
Your next stepВаш следующий шаг
Review one event from provisional date to closeoutРазберите событие от предварительной даты до итога
Use a workflow demo to agree the modules, responsibilities and checks needed before launch.На демо процесса согласуйте модули, ответственность и проверки, необходимые до запуска.