В PDF осталась старая цена
Состав и условия сделки обновились, но документ редактировали отдельно. Клиент получает версию, которая расходится с текущими данными заказа.
← Все модули
PDF-счета, акты и предложения
Готовьте PDF по сделке. Сохраняйте связь версий.
Котировка, заказ, выполненная услуга или этап договора становятся основанием документа. SABSUS собирает брендированный PDF из данных процесса и сохраняет связанную версию для дальнейшей работы.
- Данные текущей сделки
- Брендированный PDF
- Связанная версия
Один процесс. Общий контекст.
01 → 02 → 03Событие · действие · результат
Иллюстрация связанного процесса
Задача команды
Для команды, которая готовит коммерческие документы
Продажам нужно предложение с актуальным составом, сервису — документ по выполненной работе, закупкам — согласованные данные сделки. У каждого PDF должны быть понятное основание и версия.
Реквизиты и условия копируют заново
При подготовке каждого файла повторяется ручной ввод. Неверные реквизиты клиента или условия другой сделки попадают в готовый документ.
Файл потерял связь со сделкой
По названию вложения трудно понять, к какому этапу относится документ и какая версия была подготовлена. Разбор ошибки начинается с поиска по разным файлам.
Как устроена работа
От события к результату. С понятной ответственностью.
Определить основание документа
Котировка, заказ, выполненная услуга или этап договора требуют формализованный документ для клиента. Команда определяет исходную операцию и актуальные данные для подготовки.
ОтветственныйОтветственный за сделку или услугу
Понятно, какой сделке или этапу нужен PDF
Собрать брендированный PDF
SABSUS использует актуальные данные клиента, позиции, налоговые данные, условия и подписантов. Оформление документа связано с вашим брендом.
ОтветственныйОтветственный за подготовку документа
Подготовленный PDF связан с данными сделки
Сохранить версию и разобрать результат
Связанная версия сохраняется рядом с основанием документа. Команда может разбирать время подготовки, ошибки после отправки, версии без связи со сделкой и переход предложения к подтверждению.
ОтветственныйОтветственный за сделку и руководитель процесса
Для разбора доступна определённая версия документа
Практические сценарии
Три события, после которых нужен документ
Иллюстративные сценарии для аудита. Правила, роли и связи с другими процессами согласуются при проектировании внедрения.
01
Предложение по текущей котировке
Работа отдела продаж
- Событие
- Клиенту нужно формализованное предложение по согласуемому составу.
- Действие
- Ответственный использует актуальные позиции, условия и данные клиента. SABSUS собирает брендированный PDF и сохраняет связанную версию.
- Результат
- Предложение относится к определённой котировке.
02
Счёт по заказу
Продажа или закупка
- Событие
- Заказ требует подготовить счёт с актуальными данными.
- Действие
- В документ попадают позиции, налоговые данные и условия из процесса. Команда проверяет подготовленную версию в контексте заказа.
- Результат
- Счёт можно сопоставить с заказом, для которого он создан.
03
Акт по выполненной услуге
Подтверждение этапа работы
- Событие
- Выполненная услуга или этап договора требуют отдельного документа.
- Действие
- Ответственный готовит PDF по текущим данным услуги, условиям и подписантам. Версия остаётся связанной с основанием её подготовки.
- Результат
- История документа сохраняет связь с выполненной работой.
Иллюстрация рабочего процесса
От события сделки к связанной версии PDF
Условные записи для объяснения процесса. Это не скриншот продукта, не клиентские данные и не показатели эффективности.
PDF-счета, акты и предложенияСхема процесса
| Основание | Данные документа | Следующий шаг | Ответственный |
|---|---|---|---|
| Котировка | Позиции и условия | Проверить предложение | Отдел продаж |
| Заказ | Клиент и налоговые данные | Проверить счёт | Ответственный за заказ |
| Выполненная услуга | Этап и подписанты | Сохранить связанную версию | Сервисная команда |
Сначала процессы. Затем настройка.Аудит и внедрение
Возьмите документ и сделку, из которой он появился
На аудите проверяем исходные данные, оформление, условия и связь версий со сделкой. Глубокое внедрение определяет, какие события создают документ и какие сведения должен использовать PDF.
- Пример счёта, акта или предложения и его исходная операция
- Какие данные клиента и позиции должны попадать в документ
- Источники налоговых данных, условий и сведений о подписантах
- Требования к оформлению под вашим брендом
- Как различают версии и связывают их со сделкой
- Пример ошибки после отправки или документа без понятного основания
До подключения
Вопросы, которые стоит обсудить.
Какие события могут стать основанием PDF?
Котировка, заказ, выполненная услуга или этап договора. Для каждого события на внедрении определяется нужный документ и используемые данные.
Какие данные используются при подготовке?
Актуальные данные клиента, позиции, налоговые данные, условия и подписанты. Их источники и полнота проверяются на аудите.
Можно ли оформить документ под своим брендом?
Да, SABSUS собирает брендированный PDF. Требования к оформлению и составу документа согласуются при проектировании.
Как не потерять связь версии со сделкой?
Подготовленная версия сохраняется связанной с исходным событием. При разборе можно сопоставить конкретный документ с данными сделки, на которых он основан.
Что можно контролировать в подготовке документов?
Время подготовки, ошибки после отправки, версии без связи со сделкой и переход предложения к подтверждению. Состав контроля определяется под ваш процесс.
Продолжение процесса
Работает вместе с командой и соседними модулями.
Следующий шаг
Разберём PDF, который пришлось исправлять после отправки
Покажите исходную сделку и подготовленный документ. Обсудим аудит и глубокое внедрение создания связанных PDF.
Позвонить AI-оператору SABSUS+1 888 560 4462 · проверьте звонок прямо сейчасБез паролей и картОтвет в рабочее времяКонкретный сценарий