Срочная позиция вспоминается слишком поздно
Потребность остаётся в сообщении или памяти сотрудника. Пока заказ собирают заново, нужного товара уже не хватает, а закупка становится срочной.
← Все модули
Закупки и приёмка
Заказали под потребность. Приняли по факту.
Минимальный остаток, заказ клиента или план производства становятся основанием для закупки. Приёмка сопоставляет поставленный товар с заказом и документом, а расхождения остаются видны закупщику.
- Потребность и срок
- Согласование заказа
- Сверка приёмки
Один процесс. Общий контекст.
01 → 02 → 03Событие · действие · результат
Иллюстрация связанного процесса
Задача команды
Для тех, кто отвечает за заказ и его фактическое поступление
Закупщику нужен обоснованный заказ, складу — понятный состав поставки, финансовому контролёру — факты приёмки. Модуль соединяет эти части одного процесса.
Количество заказа не связано с задачей
Без связи с остатком, заказом или планом трудно объяснить, почему закупают именно столько. Медленный товар накапливается рядом с дефицитными позициями.
Документ и поставка расходятся
Заказ согласовали, но на склад поступило другое количество или поставка оказалась неполной. Если разницу не зафиксировать при приёмке, её приходится восстанавливать позже.
Как устроена работа
От события к результату. С понятной ответственностью.
Собрать подтверждённую потребность
Остаток, заказ, производственный план или заявка точки задают нужные позиции, количество и срок. Закупщик проверяет основание перед подготовкой заказа поставщику.
ОтветственныйИнициатор потребности и закупщик
У каждой позиции есть основание, количество и срок
Подготовить заказ и пройти согласование
SABSUS собирает заказ поставщику и проводит его по согласованию. На внедрении определяются участники, условия перехода и порядок работы с изменениями.
ОтветственныйЗакупщик и согласующий
Заказ связан с согласованной потребностью
Сверить приёмку и разобрать расхождения
Фактическая приёмка сопоставляется с заказом и документом. Недостающие позиции и другие расхождения фиксируются для разбора, чтобы результат закупки был понятен складу и контролёру.
ОтветственныйПриёмщик фиксирует факт; закупщик разбирает отклонение
Есть результат сверки и конкретное расхождение
Практические сценарии
Три разных основания для закупки
Иллюстративные сценарии для аудита. Правила, роли и связи с другими процессами согласуются при проектировании внедрения.
01
Пополнение расходуемой позиции
Магазин или кафе
- Событие
- Остаток позиции достигает согласованного минимума.
- Действие
- Закупщик проверяет количество и срок потребности, готовит заказ и передаёт его на согласование. Склад затем сверяет поступление с этим заказом.
- Результат
- Пополнение можно проследить от остатка до приёмки.
02
Материалы под производственный план
Цех или производство
- Событие
- Для запланированного выпуска требуется сырьё к определённому сроку.
- Действие
- Потребность по плану становится основанием заказа. Закупщик и приёмщик проверяют, какие позиции заказаны и какие фактически поступили.
- Результат
- Закупка связана с работой, для которой нужны материалы.
03
Неполная поставка по заявке точки
Сеть с централизованными закупками
- Событие
- Точка запрашивает товар, но часть заказанных позиций не приходит.
- Действие
- Приёмщик фиксирует фактическое количество и расхождение с заказом и документом. Закупщик разбирает недопоставку по конкретной позиции.
- Результат
- Недопоставка остаётся отдельным вопросом для решения.
Иллюстрация рабочего процесса
Один заказ, три результата приёмки
Условные записи для объяснения процесса. Это не скриншот продукта, не клиентские данные и не показатели эффективности.
Закупки и приёмкаСхема процесса
| Позиция | Сверка | Состояние | Кто продолжает |
|---|---|---|---|
| Упаковка | Заказ и приёмка совпали | Приёмка проверена | Склад |
| Сырьё для выпуска | Часть заказа не поступила | Разобрать недопоставку | Закупщик |
| Расходный материал | Документ требует сверки | Расхождение открыто | Приёмщик и закупщик |
Сначала процессы. Затем настройка.Аудит и внедрение
Разберите путь одного реального заказа
Для аудита возьмём потребность, согласование и фактическую поставку, включая спорные позиции. Глубокое внедрение связывает эти этапы с ролями, данными и согласованными критериями приёмки.
- Откуда приходит потребность: остаток, заказ, план или заявка точки
- Пример заказа с позициями, количеством и нужным сроком
- Кто готовит заказ и кто его согласует
- Документ поставки и запись фактической приёмки
- Пример недопоставки, изменения цены или другой разницы
- Как закупщик, склад и контролёр завершают разбор расхождений
До подключения
Вопросы, которые стоит обсудить.
Что может стать основанием для закупки?
Минимальный остаток, заказ, производственный план или заявка точки. Для потребности указываются количество и срок; конкретные источники и правила согласуются на аудите.
Есть ли согласование заказа поставщику?
Да, текущий процесс предусматривает подготовку заказа и согласование. Кто участвует и какие изменения требуют повторного разбора, определяется при внедрении.
С чем сравнивается фактическая приёмка?
С заказом поставщику и документом поставки. Это позволяет зафиксировать расхождение по поступлению, а затем передать его ответственному за разбор.
Как работать с неполной поставкой?
При приёмке фиксируется фактический результат и разница с заказом. Порядок дальнейшего решения по недостающим позициям согласуется с закупщиком и складом при проектировании процесса.
Что подготовить, если закупки ведутся в таблицах?
Актуальный список потребностей, пример заказа, правила согласования и документы одной завершённой поставки. На аудите проверим структуру данных и необходимый объём переноса до настройки.
Продолжение процесса
Работает вместе с командой и соседними модулями.
Следующий шаг
Покажите закупку, которую пришлось собирать по частям
Достаточно одного заказа, его основания и документов приёмки. Обсудим аудит и план глубокого внедрения закупочного процесса.
Позвонить AI-оператору SABSUS+1 888 560 4462 · проверьте звонок прямо сейчасБез паролей и картОтвет в рабочее времяКонкретный сценарий